Uma das maiores dificuldades do promotor de eventos é captar recursos para a realização de seus eventos. Para aqueles que buscam ajuda com patrocínios a concorrência cresceu absurdamente e os patrocinadores procuram os eventos que garantam melhores retornos, sejam eles financeiros ou institucionais.
Existem diversas formas de obtenção de recursos: patrocinadores, co-patrocinadores, patrocínio através de leis de incentivo fiscal, parceira, apoio e venda de ingressos / convites. A opção por uma destas deve avaliar a característica da empresa, o objetivo com a arrecadação da verba e as características do evento.
Patrocínio: Transferência de recursos financeiros de um patrocinador para o promotor do evento ou ação com objetivos promocionais, publicitários ou retorno institucional. Envolve basicamente o investimento financeiro por parte do patrocinador, acrescido ou não da margem de lucro para o promotor, mas existem alguns casos em que o patrocínio pode ser prejudicial ao evento, é necessário avaliar as vantagens e desvantagens de se arrecadar verba com terceiros.
Vantagens do patrocínio:
> Vantagem financeira: Viabilizar financeiramente seu evento quando não se possui a verba necessária para cobrir todos os custos ou parte dele.
> Alavancar a imagem do evento e do promotor: Com a participação de marcas renomadas, o evento pode atrair um público maior ou mais selecionado. A associação de marcas líderes, bem sucedidas ou tradicionais aumenta a probabilidade de divulgação na mídia e confere credibilidade.
> Alavancar os resultados com a participação de parceiros: Ocorre quando a empresa tem parceiros que completam seu negócio e participam na multiplicação de esforços e compartilham despesas e demais resultados obtidos através da parceria.
Desvantagens do patrocínio:
> Efeito sombra: Se a marca dos patrocinadores se sobressai demasiadamente pode ofuscar a do promotor do evento, assim corre-se o risco do evento “ mudar de dono”.
> Dependência: Se um patrocinador for responsável por cobrir total ou grande parte dos custo do evento este pode gerar uma relação de forte dependência e não justificar a relação custo / benefício.
> “ Carnaval de marcas” – Se for necessário que muitas marcas patrocinem os custos do evento, o promotor pode promover um “ carnaval de marcas” e o eventos passa a se de todos e de ninguém ao mesmo tempo, perde-se a referência.
> Amigo concorrente – Quando o promotor sem perceber traz para o seu evento empresas que concorrem direta ou indiretamente e estas passam a disputar o orçamento na mesma área.
Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal: Trata-se de um categoria baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimento nos impostos da empresa, utilizando –se das leis que incentivam projetos culturais ou do terceiro setor. As leis podem ser de âmbito municipal, estadual ou federal e requerem uma série de procedimentos para sua viabilidade.
Existem várias leis e cada uma estabelece critérios, moldes ou normas necessárias a sua aprovação e contam com uma porcentagem limite, de acordo com a versão da lei em vigor, pois estas com qualquer outra podem ser revogadas ou sofrerem alterações. A mais conhecida das leis de incentivo fiscal para patrocinadores é a Lei Federal n.º 8.313 de 1991, chamada Lei Rouanet, que trata de incentivo á cultural Outra muito conhecida é a Lei Federal n.º 8.685 de 20/07/1993 conhecida com Lei do Audiovisual que trata especificamente das obras cinematográficas.
Por se tratar de um assunto completo e que requer sempre atualização torna-se necessário procurar agências oficiais e empresas especializadas em captação de recursos de patrocínio para projetos culturais, esportivos, sociais ou empresariais, estas empresas se intitulam consultoria em marketing, consultoria de comunicação ou consultoria marketing cultural. Estas empresas recebem até 10% do valor obtido na produção do projeto, este percentual é um padrão de mercado mas pode ser negociado entre as partes.
Co-patrocínio: Quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio do evento promovido e organizado por terceiros.
Parceria: É a junção de esforços e recursos complementares de duas ou mais empresas que já atuam no mercado de promoção ou organização de eventos visando objetivos e interesses comuns a seus resultados.
Apoio: Disponibilização de recursos próprios, não financeiros mas necessários ao evento. Normalmente os apoiadores não tem relação direta com o tema do evento, mas os objetivos e estratégias de marketing ou publico alvo são interesses comuns.
O apoio está normalmente ligado as seguintes atividades:
Divulgação do evento: Empresas de mídia e entretenimento são usuais apoiadoras pois são proprietárias de veículos de comunicação e a divulgação dos eventos contribuem para a credibilidade ou status.
Promoção de eventos: Empresas varejistas, de mídia e entretenimento servem como ponto de venda dos ingressos.
Administração da venda e de ingressos: Empresas do setor financeiro podem dar apoio na comercialização e administração da venda de ingressos de um evento, as empresas de cartões de crédito prestam a este tipo de apoio de eventos.
Transporte: As empresas de transporte podem apoiar eventos oferecendo o transporte de convidados e palestrantes ou ainda de materiais para os organizadores.
Pacote de viagens e hospedagem : Empresas do setor turístico e hoteleiro oferecem apoio com hospedagem e transporte necessários.
Infra- estrutura:: Apoio ao evento com infra- estrutura necessária como equipamentos eletrônicos, local para sua realização, palco, estantes, ou iluminação.
Normalmente os apoiadores serão negociados separadamente do patrocinadores já que envolvem outros critérios não financeiros.
Quando há venda de ingressos e convites que são uma forma de obtenção de recursos é comum não haver patrocinadores, é mais comum a participação de apoiadores que não precisam participar financeiramente.
Identificação do Universo de possíveis Patrocinadores
O promotor deve ter em mente os principais objetivos ao realizar o evento e contatar os patrocinadores, desse modo saberá a melhor forma de arrecadar recursos e a quantidade exata de patrocinadores.
As empresas têm como objetivo buscar recursos com diferentes propósitos. Dependendo do evento realizado buscam cobertura total ou parcial dos gastos.
Algum dos objetivos da empresa através da arrecadação de recursos, enquadra-se nos objetivos da empresa e dos patrocinadores, são eles:
· Cobrir parte dos custos
. Cobrir todos os custos
· Lucro
· Difusão de idéias
O objetivo do promotor é encontrar um patrocinador que tenha uma grande participação no evento principalmente ao arcar com as despesas do evento, sendo que é estabelecido por ele limite mínimo e Maximo na participação dos patrocinadores.
Cabe ao promotor identificar e selecionar os patrocinadores, já que encontra empresas de vários segmento o que pode ser uma tarefa um pouco trabalhosa, despertando duvidas aos patrocinadores contatados dificultando a aceitação do patrocínio do mesmo. O promotor deve percorrer ao mercado e listar todos os segmentos, portes e categorias de empresas que possam se interessar pelo evento.
Para a identificação de segmentos deve contar na lista do promotor as seguintes categorias:
· Segmentos direta ou indiretamente ligados ao evento
· Parceiros independentemente do segmento ao qual pertencem, todas as empresas parceiras de negócios do promotor do evento.
Logo abaixo serão citados segmentos diretos considerados por um promotor que pretenda idealizar o evento.
. Laboratórios farmacêuticos
· Farmácia, higiene e cosméticos.
· Seguro-saúde
· Equipamentos de ginástica
· Confecções esportivas
· Hospitais
· Setor Agrícola
· Hotéis de Lazer e spas dentre outros
Segmentos Indiretos:
· Companhias Aéreas
· Mídia e entretenimento
· Agências de Turismo
· Cursos de língua estrangeiros
· Bancos e previdências privadas
· Confecção Médica dentre outros.
Como os parceiros estão relacionados com as empresas e necessário que o promotor as enumere e depois verifiquem a possibilidades para que não haja conflitos entre parceiros e segmentos, caso contrario os parceiros devem ser os primeiros a serem contatados.
Devido às várias modalidades de arrecadação de verbas para a realização do evento é preciso a identificação do que será oferecido aos patrocinadores, apoio e parcerias. Evitando situações desfavoráveis ao promotor, como prejuízos financeiros no oferecimento do apoio.
Os segmentos diretamente relacionados ao tema do evento, e os parceiros investem em patrocínios, tendo objetivos similares aos do promotor do evento já os indiretamente ligados terão na maioria dos casos interesses apenas em apoios ou em cotas de patrocínios menores.
Relação de empresas-alvo
Para um melhor entendimento dos investidores do evento é necessário fazer uma tabela com divisão das empresas em pequeno, médio e grande porte.
Essa classificação pode ser feita de duas maneiras: a primeira é para os patrocinadores, que é dividida em seguimentos das empresas e em seu porte; a outra é para parceiros, onde é preciso ordená-las por seguimento de cada empresa e conferir conflitos com os demais patrocinadores, é numerada a quantidade de empresas, seu seguimento e possíveis conflitos.
Para a busca de apoio é melhor identificar os seguimentos relacionados, e depois procurar as instituições colaboradoras. O quadro é dividido por seguimentos, numero de empresas e o porte de cada uma, os seguimentos são: mídia e entretenimento, transporte, pacote de viagem, distribuição de produtos amostra ou degustação, administração financeira da venda de ingressos e outros seguimentos.
Identificação do potencial de arrecadação dos seguimentos-alvo
Para calcular a verba arrecadada, para realizar um evento, é somar o total de investimentos dos parceiros com o total dos valores arrecadados dos patrocinadores.
O promotor precisa realizar uma seleção para a escolha de patrocinadores do seu evento, podendo avaliar os seguintes aspectos: o perfil das empresas; objetivos de marketing; estratégia de eventos; orçamento destinado a eventos.
È necessário haver uma pesquisa sobre os patrocinadores, não somente com informações básicas, mas sim com algumas mais complexas, como por exemplo, as relacionadas com a parte financeira da empresa. Essas informações e dados podem ser encontradas na mídia.
O formulário usado pra qualificar ema empresa deve conter o nome dela, endereço, telefone, faturamento anual, descrição do negocio, estágio do negocio, breve histórico, produtos e serviços, principais concorrentes, principais fornecedores, principais clientes, principais executivos e as ultimas noticias da empresa.
As empresas preferem patrocinar eventos que estejam relacionado diretamente aos seus objetivos e planos de marketing e o promotor tem acesso aos objetivos dos clientes por três motivos: quando já existe um relacionamento entre o cliente e o fornecedor; quando o promotor utiliza pesquisas internas e externas; e quando o promotor já havia selecionado investidores com maior propensão à compra de seu evento.
As possibilidades de marketing podem ser dividida em três categorias: Objetivo de crescimento, onde a empresa pretende promover a aproximação e o contato pessoal das empresas com seus clientes; objetivo de aquisição, a empresa quer aumentar a base atual de clientes; objetivo de consolidação, são aquelas empresas que estão sendo ameaçadas por partes de novos concorrentes.
Analise dos componentes do plano de Marketing
Em 1º lugar, é preciso que o promotor de eventos determine a utilização dos recursos de forma sistemática ou variando a cada ano. É importante a exata distribuição dos recursos. A distribuição deve atender aos objetivos de cada atividade:
1) Exposição da marca - investimento em propaganda e publicidade;
2) Relacionamento - visar a satisfação do cliente, usando marketing, desenvolvimento de produtos, pesquisas e outras formas de relacionamento;
3) Vendas - promoções, merchandising e televendas.
Modelo de negócio
Há dois modelos: B2B (Business-to. Business) e B2C (Business-to-Consumer). Cada modelo tem característica próprias que influenciam em propensão da empresa em investr:
Para o alcance dos objetivos é importante observar 4 possibilidades: novos produtos para clientes atuais; novos produtos para clientes novos e atuais produtos para clientes novos.
Na impossibilidade de acesso ao responsável pela área de Marketing, pode-se usar fontes externas: observar a mensagem das ações de marketing, dando atenção à coerência relacionada aos objetivos da empresa.
Estratégia de eventos
Estudar as diversas estratégias: empresas que investem em eventos sempre com as mesmas características e empresas que não têm experiência de participação em eventos. No 1º caso experimentar a viabilidade da proposta. No 2º caso é preciso relacionar os eventos com os objetivos através do conhecimento do assunto sobre cada empresa. Os investimentos podem ser distribuidos entre exposição de marca, relacionamento e vendas como foi visto anteriormente.
O atendimento a cada objetivo é relacionado ao valor que cada um terá no mesmo evento. A pesquisa com fontes externas pode identificar eventos que podem ser realizadas de formas semelhantes. Obedecendo-se a modelos de formulários para levatamentos de eventos, pode-se contabilizar os percentuais, relacionando-os com o evento a ser realizado.
Compilação dos dados
Considera apenas aspectos importantes e cada empresa tem os seus, que de modo geral estão relacionados com: volume que é numero de eventos que a empresa realiza ou participa; sazonalidade, oscilação da participação da empresa em eventos; forma de participação fica a critério da própria empresa, algumas priorizam eventos próprios e outras preferem particapacao nos eventos de terceiros; objetivo principal, estratégia de crescimento ou consolidação, valorizando a aquisição de novos clientes; tipo de evento é da preferência do empreendedor que pode ser uma oferta dentro do seu perfil.
Analise dos resultados
Objetivo de vendas: eventos que promovam e permitam a venda ou a negociação no próprio local.
Objetivo de exposição da marca: o evento pode ter a finalidade principal de venda, mas muitas vezes ocorre um paralelo com a exposição de novas marcas.
Orçamento destinado a eventos
É definido pela própria empresa estabelecido apos estratégias de ação, ou seja, fica a critério da empresa o quanto ela disponibilizará para a promoção do evento, pois esse tende a consumir um percentual muito grande do orçamento total.
Priorização das empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores
O patrocinador , já ciente da dificuldade em encontrar patrocinadores, tem em mãos uma lista com nomes de possíveis investidores para seu evento, já que cada empresa interessa em patrocinar eventos que estão relacionado com seu perfil.
O promotor deve analisar: valor de imagem (se o patrocinador traz credibilidade ao evento); relacionamento (é mais fácil conseguir patrocínio se já houver um relacionamento entre o promotor e o patrocinador); potencial de investimento (analisar o faturamento de cada empresa e seu orçamento de marketing); histórico de investimento (avaliar se o patrocinador tem um histórico favorável); alinhamento do evento (quando o patrocinador está atuando no mesmo campo do evento).
Para aplicar a planilha, deve-se listar as empresas do seguimento e anotar o valor das notas atribuídas em cada critério e analisar se o patrocinador irá ser favorável ou não ao evento.
Definição e divulgação das must win
A lista com todos patrocinadores do evento, onde é divulgado o nome das empresas potenciais investidoras que aja um atendimento prioritário e especial dos organizadores do evento, assim que for estabelecido o primeiro contato.
Um comentário:
É o que eu já disse: podia estar mais resumido.
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