Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio - Capítulo 3

> Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio
Após a definição das atividades realizadas no evento, o ponto mais importante é o público alvo. Identificar qual a melhor forma de oferecer benefícios aos patrocinadores.
Os benefícios aos patrocinadores devem estar relacionados com os objetivos do evento, exemplo: exposição da marca, relacionamento e venda.
Existe algumas possibilidades e regras necessárias para garantir a oferta de benefícios aos patrocinadores, sendo que, o promotor pode optar por elas, levando em consideração o objetivo do evento e os recursos disponíveis.
O promotor ao realizar o evento, ele expõe a marca dos patrocinadores da melhor forma possível, proporcionando de uma certa forma benefícios aos patrocinadores para a geração e exposição da marca.
Segue abaixo algumas formas de exposição da marca do patrocinador:
. Divulgação na mídia;
· Assessoria de imprensa;
· Peças de divulgação;
. Merchandising.

> São inúmeras as possibilidades de merchandising:
-Pode estar inserido logomarca em material de sinalização do evento, como banners, cartazes, painéis eletrônicos, telas projetadas, entre outros. Porem todos deve seguir um determinado padrão, observando também a localização e quantidade a serem expostas.
-Distribuição de material promocional da empresa durante o evento, ou seja, se o promotor do evento permitir que os patrocinadores distribuem folhetos para os participantes, mas é importante ter um planejamento para não se transformar em transtorno entre os convidados, então é necessário limitar uma quantidade para cada patrocinador.
-Entrega ou sorteio de brindes é interessante para os convidados gerarem uma visão de exposição positiva da marca, mesmo os brindes não sendo de sua própria marca. Os promotores também lucram com essa ação, pois o evento se torna mais sofisticado e atrativo, quando há sorteios ou brindes.
-O patrocinador pode apresentar seus produtos através vídeos instcional para o público geral. Quando isso acontece o promotor deve tomar alguns cuidados como, por exemplo: limitar o número de patrocinadores e o tempo de duração de cada vídeo.
-É comum durante os eventos acontecerem dos promotores anunciarem os nomes dos patrocinadores, como forma de agradecimento.

> Patrocínio do translado
Quando o evento envolve o deslocamento dos participantes, é possível oferecer cota de patrocínio de todo o percurso. O patrocinador pode deixar sua marca exposta nos primeiros contatos que os participantes terão com evento, antes mesmo de chegar no local, como podemos citar: capas para o encosto do ônibus ou avião, copos e talheres estampados e entretenimento a bordo.

> Patrocínio do Keynote speaker
Oferecer a possibilidade de patrocinar, com exclusividade, o principal palestrante, garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação, como a estadia, transporte e refeição. Esses patrocinadores terão o direito de expor sua logomarca durante o evento e apresentação do palestrante e um discurso prévio do patrocinador.

> Palestras durante o evento
Para que o patrocinador fique satisfeito e divulgue seu produto, é interessante que disponibilize pequenas palestras para que eles apresentem o que estão vendendo, normalmente ocorrendo entre as principais atrações do evento. Assim atraindo futuros patrocinadores, onde o próprio interage com seu público-alvo. A ordem destas palestras deve ser escolhidas com antecedência e divulgadas juntamente com o evento, os patrocinadores com uma coto mais alta, realizará a palestra em horário nobre, e quem fechar contrato primeiro também ficará em uma boa posição.
As palestras devem ser organizadas antes, e repassadas para a organização do evento, que deverá analisar o conteúdo, percebendo se tem ligação com o tema central, e também para ser divulgado concomitantemente com o evento.
Palestras pequenas de 30 minutos em média, pois é o tempo para passar a idéia central dos produtos e serviços e para que o público queira fazer algum contato com este patrocinador, e também é necessário que os palestrantes faça uma lista com antecedência, do que usará nesta, para que a organização adquira com antecedência este material.
Outra dica importante é a escolha do próprio palestrante, que deverá ter uma fácil comunicação com o público, ter facilidade para falar, e os patrocinadores deverão enviar um pequeno histórico dos palestrantes, para que a organização tenha uma pequena noção, pois influenciará no resultado final do evento.
Quando se oferece para os patrocinadores estandes ou espaços exclusivos, têm que ter um critério de escolha dos locais, em relação ao valor das cotas, ordem de chegada e antigos patrocinadores, caso tenha ocorrido edições anteriores.
As atividades esportivas, caso haja em seu evento, deve conter propagandas de todos os tipos ao longo das quadras, ou local para o esporte, além de materiais para a execução do esporte, como exemplo camisetas, bonés, bolas, garrafinhas de água, toalhas, etc.
Para incrementar e colocar seu evento em um patamar um pouco mais alto seria interessante o contrato de uma ou mais celebridades da área esportiva, tendo sessão de autógrafos exclusivos para os convidados dos patrocinadores, e campeonatos exclusivos também, entre outras coisas.
Para almoços, jantares, coquetéis, e cafezinhos, os promotores podem também oferecer espaço para alguns patrocinadores expores, como cartazes, logomarcas nos guardanapos e nos copos, escolha do cardápio, contrato de um chefe de cozinha, entre outros.
Salas de relaxamento ou beleza podem ser oferecidos por empresas que não estão relacionadas com tema central do evento, mas com o mesmo público, que pagará uma cota menor de patrocínio, pois é um produto específico, mas os patrocinadores fixos, também podem participar desta área para mostrar interesse na saúde dos clientes.
Se houver shows e/ou cursos de aperfeiçoamento pessoal no evento, mas não como principal, oferece-se cotas de patrocínio, como apresentação, exposição da logomarca, brindes, vídeos etc.
Salas de Internet grátis podem ser colocadas com cotas de patrocínios, onde empresas da áreas têm este interesse, podendo colocar ajudantes uniformizadas para ajudar os participantes, colocando sua logomarca nos computadores e no local.
Todos patrocinadores têm o direito de colocar sua logomarca nos panfletos, cartazes, e divulgações do evento.

> Estratégia pré e pós-evento
Apesar do nome pós-evento, as ações devem ter início antes da realização do evento e continuar durante a execução. O promotor não é obrigado a apoiar os patrocinadores no desenho da estratégia, mas se torna um grande diferencial do evento se patrocinador e promotor estiverem de comum acordo no suporte das ações desenvolvidas. Podem ser oferecidas as seguintes idéias aos patrocinadores:
O RSVP (iniciais da expressão francesa “Répondez, s`il vous plaît”) captador de ações que podem ser executadas, para a garantia do evento e que são altamente atrativas para o patrocinador.

> Pós-evento:
· Pesquisas de perfil. É disponibilizado para o patrocinador o perfil dos confirmados, para que ele se prepare melhor para interagir com eles.
· Pesquisas específicas para o evento. Possibilitam ao patrocinador informações ricas para se adequar ao evento. Podem ser feitas perguntas como, intenção de compras, pesquisas de interesse em palestras. Com o resultado o patrocinador pode definir com maior eficácia o conteúdo do próximo evento.
. Pesquisa de lembrança de marca. Obter a proporção do impacto do evento em sua marca.
· Pesquisa de conteúdo. Caso o patrocinador tenha interesse de entender o funcionamento do evento.

> Pré-evento:
Após a obtenção das informações colhidas anteriormente, o patrocinador pode interagir com os confirmados mesmo entes da data do evento. Como por exemplo:
Envio de material promocional. Com o intuito de apresentar o determinado assunto o convidado previamente selecionado.
Reforço do convite. Carta personalizada a fim de reforçar o convite do evento.
Envio de brindes. São objetos relacionados ao evento, e enviado para empresa ou ate mesmo a casa dos convidados confirmados.
Pesquisa de conteúdo. Questionários rápidos, enviados antes do evento com conteúdo exclusivo de seu interesse. Os participantes devem preencham e depositem no dia do evento, promovendo o patrocinador e oferecendo um presente a todos que preencherem a pesquisa.

> Mailing dos participantes:
Importante para qualificar os confirmados do evento, a lista dos convidados que compareceram o que é para identificar o público com o qual os patrocinadores poderão manter contato após o evento. Durante o evento são coletadas informações dos participantes em relação a seus interesses, dados pessoais, áreas de possíveis interesses, o acontecimento que mais despertou sua atenção etc. A essa lista de informações o promotor de eventos pode agregar uma pesquisa de avaliação e qualificação com a participação ou não dos patrocinadores na elaboração do conteúdo.

> Envio de Material:
Após o evento o patrocinador pode estar enviando cartas de agradecimento personalizadas, folhetos direcionados aos interesses dos participantes, informações a respeito da empresa e de suas futuras atividades inclusive com calendário especificando as datas dos eventos.

> Pós-evento:
Um dos principais interesses do patrocinador é manter e fortalecer o vinculo com os participantes não somente por meios de correspondência, mas pelo contato pessoal. Para que aconteça o sucesso deste objetivo o patrocinador conta com as táticas que podem ser oferecidas pelo promotor de eventos como: a criação de atividades na área de esporte, debates de um assunto de interesse comum, encontros pré-agendados, entre outras.

> Administração do mailing e das ações:
Todas as ações pré e pós-eventos dependem de estrutura e bom planejamento. O promotor de eventos oferece parte de sua estrutura dedicada à organização do evento e também ao planejamento pré e pós-evento vindo isso a ser um potencial de negócios para ele montar uma estrutura separada dedicada exclusivamente a administração do mailing e de ações de relacionamento. Sendo assim o promotor de eventos irá oferecer a organização antes, durante e após o evento.

> Avaliação do evento
Oferecer ao patrocínio o resultado da avaliação do evento, com diversas análises de participantes como um todo é certamente vantajoso. Essa ação facilitará as negociações do patrocínio como também do promotor de eventos para que ambos possam entender os pontos fracos e fortes que servirão como base para a melhoria dos próximos eventos.

> Identificar o custo do evento
O valor do evento é sem dúvida a fase mais importante da estruturação do projeto. É uma tarefa complexa onde o promotor de eventos precisar garantir sua margem de lucro e ao mesmo tempo atrair investidores. Para isso o promotor deve levantar todos os custos envolvidos no evento, conhecer esses custos mesmo que por base, delimitar o nível mínimo de arrecadação ou a base do nível máximo de receita quando o evento tem esse propósito.
Apesar de não ser viável dispor os custos com precisão, a análise pode ser realizada considerando os itens de maior valor financeiro e de maior peso. Para o custo desse itens pode-se atribuir peso de 60% a 80% sendo que o ideal é que seja levantado o maior número de itens possíveis. O custo levantado com os custos não previstos, total esse denominado custo final estimado passa a ser considerado o orçamento do evento.
Apesar do nome pós-evento, as ações devem ter início antes da realização do evento e continuar durante a execução. O promotor não é obrigado a apoiar os patrocinadores no desenho da estratégia, mas se torna um grande diferencial do evento se patrocinador e promotor estiverem de comum acordo no suporte das ações desenvolvidas. Podem ser oferecidas as seguintes idéias aos patrocinadores:
O RSVP (iniciais da expressão francesa “Répondez, s`il vous plaît”) captador de ações que podem ser executadas, para a garantia do evento e que são altamente atrativas para o patrocinador.

> Fase de baixa concorrência (fase I)
Para calcular o valor do evento, tempos atrás, o preço do produto ou serviço era definido considerando-se o lucro pretendido pela empresa e o custo de seu fornecimento, de acordo com fatores internos, ou seja, (preço = margem + custo). Tudo o que restava ao patrocinador era barganhar com o promotor que, se levasse a barganha adiante, perdia um pouco na margem de lucro e não havia outro comparativo.

> Fase de alta concorrência (fase II)
Fase em que havia um alto índice de concorrência entre os eventos que passaram a ser similares até mesmo em relação ao público-alvo. O que passou a afetar seriamente a questão de preços, como fator decisivo, uma vez que o mercado passou a ditar os valores. Assim sendo, os custos passaram a ser vistos com mais empenho e dedicação, se tornando desafios para os profissionais da área (margem = preço – custo). É necessário então, considerar fatores internos e externos.
Um fator que contribuiu muito para esta situação foi a abertura do mercado de informática pelo governo brasileiro que facilitou a abertura de grandes feiras de produtos e serviços nesta área

> Fase da busca pela vantagem competitiva (Fase III)
As empresas de eventos que aplicaram os mecanismos de conquista da vantagem competitiva, onde se procura entender melhor as necessidades e os processos de compra de seus clientes, tem apresentado resultados mais expressivos que seus concorrentes. Para alcançar o sucesso é necessário diferenciar-se de seus concorrentes; esta diferenciação pode ocorrer das seguintes formas:
·Diferenciação no segmento: Significa que a empresa antecipou uma tendência ou um segmento ainda pouco explorado, mas com bom potencial;
·Diferenciação nos serviços: Ocorre quando a empresa diferencia-se das demais na prestação de serviços que acompanham a execução do evento;
. Diferenciação no atendimento: Diz respeito á cordialidade, simpatia e presteza acompanhadas do conhecimento técnico necessário á execução do serviço, o que é bastante observado pelos clientes e pode fazer com que uma empresa se diferencie da outra;
. Diferenciação na imagem: São em geral empresas de outros segmentos que conseguiram êxito na área de eventos, o que fez com que o nome da empresa seja associado á competência e gere um leque de clientes fiéis.
Estabelecer preço ao evento é cada vez mais uma tarefa complexa, é necessário observar os fatores internos de custo e geração de receita e acompanhar a concorrência do mercado entre outros fatores.
O melhor preço está sempre associado ao atendimento amplo e eficaz das reais necessidades dos clientes, gerando produtos e serviços diferenciados que se comparados ao produto do concorrente possa estar isento de comparativo de valor.
Preço = Imagem + Custo.
Existem três possibilidades de divisão do valor total do evento em cotas de patrocínio:
Um único patrocinador:
Dependendo do valor necessário para cobrir os custo parcial ou total do evento, a empresa pode optar por obter apenas um patrocinador, o que facilita no processo de negociação e é mais rápido, porém se o maior objetivo do patrocinador for exposição de sua marca ele pode acabar com a posição de “ dono do evento”.
Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares:
O promotor oferece apenas um nível de cota, dividido eqüitativamente entre todos os patrocinadores. Não é vantajoso, porém, para empresas de portes e condições financeiras diferentes, pois uma empresa de grande porte naturalmente irá exigir condições e benefícios diferenciados.
Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados:
Neste caso o valor é distribuído em proporções diferentes entre os patrocinadores, mas este critério de divisão não é vantajoso caso o promotor não possua benefício suficientemente diferenciados para comportar mais de um nível de cota de patrocínio.

Estruturação da idéia de um evento em projeto - Capítulo 2

Determinação do conceito do Evento / Tema central e Missão

Os três principais pontos da conceituação de evento são: tema central, missão e objetivos.
O tema central é a principal ligação com o público-alvo, sendo na maioria das vezes o título do evento onde deve ser bem elaborado, pois determina, em muitos casos, o seu sucesso.
Alguns eventos que ocorrem com certa periodicidade, têm um nome principal, um tema central e desenvolvem também um subtítulo, no qual faz a diferenciação de cada edição.
Defina bem seu público-alvo, pois quanto mais específico o eventos, quanto mais direcionado, com um título que diz muito sobre o que é na verdade o evento, de que se trata, mais chance de ser bem sucedido.
A missão é uma das bases do tripé que está especificado o que os promotores do evento desejam, sendo uma missão durável, de médio longo prazo, um conceito do evento em resumo, não podendo ser muito grande, e também o que este evento acrescentará para o mercado.
A definição e divulgação de forma correta da missão para todas as pessoas que estão envolvidas de alguma maneira no evento é de fundamental importância para um bom trabalho.

Objetivos / Objetivo principal

Os objetivos são divididos em duas classificações: principal e secundários. Definir os objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos. Esses resultados devem ser apresentados ao promotor e identificados também aos patrocinadores do evento.
O promotor do evento deve descrever então o objetivo principal deixando explícito se o evento tem como propósito o relacionamento; a divulgação da marca; ou a execução de negócios e vendas. Não se recomenda em um único evento abranger os três objetivos, pois com isso surge uma grande probabilidade de se perder o foco principal.
Se um apenas dos três objetivos for destacado esse será o objetivo principal do patrocinador, e a possibilidade de sucesso é grande. Mas se o patrocinador se deparar com vários focos diferentes pode não querer apostar na proposta e optar por outros eventos onde o objetivo principal seja previamente definido em um dos três apresentados.

Objetivos Secundários

É necessário identificar quais são os outros objetivos dos patrocinadores atendidos no projeto, é essencial que estejam descritos os objetivos e razões que justifiquem o investimento do projeto, fazendo isso, abre-se um leque de opções e oportunidades de investimentos no evento, o que acaba atraindo também outras empresas.
Objetivos:
Aumentar a rede de relacionamentos para aumentar as vendas colocando as empresas patrocinadoras junto aos mais importantes e qualificados profissionais do mercado.
1. Aumentar a rede de relacionamentos para aumentar as vendas colocando as empresas patrocinadoras junto aos mais importantes e qualificados profissionais do mercado.
2. Os encontros possibilitam a troca de informações, experiências e perspectivas sobre o setor.
3. Criar conferências a fim de fornecer informações valiosas e necessárias para a condução das empresas no mercado competitivo.
Objetivos secundários:
A - Desenvolver ferramentas de relacionamentos exclusivos;
B - Possibilitar antes, durante e depois do evento oportunidade de contatos pessoais facilitando assim um aumento de negócios na rede;
C - Promover a marca e o negócio para todos os participantes do evento.

Identificação do Público-Alvo e Perfil dos Convidados

Quando uma empresa ou uma pessoa decide fazer um evento, é necessário definir o público alvo de acordo com o que se deseja apresentar. A seleção do público alvo, sobretudo nas grandes empresas, deve ser rigoroso porque isto vai gerar uma resposta e vai depender, principalmente do marketing. Normalmente, nas grandes empresas, o público-alvo são profissionais do mesmo ramo, composto de pessoas jurídicas. Já as pessoas físicas só são determinadas pela quantidade de público esperado. Ou mesmo se pode encontrar eventos para atender os dois tipos de público, o que permite manter o foco por meio da: comunicação e divulgação, único formato, única estratégia de arrecadação de verba e avaliação.
Um evento empresarial normalmente é mais específico quanto a: expectativa do número de empresas participantes, segmentação das empresas obedecendo a critérios de avaliação, número de profissionais participantes, segmentação dos profissionais obedecendo também a critérios de avaliação como: cargo, área funcional, relacionamento, perfil, etc.
O público-alvo de eventos de pessoas físicas compreende: expectativa do número de participantes, segmentação por região, idade, sexo, nível social, ocupação, nível educacional, religião, raça, nacionalidade, classe social, perfil de consumo, etc. e expectativa de audiência durante a divulgação.

Escolha da data

Pelo fato do evento envolver três diferentes categorias de pessoas (convidados, patrocinadores e promotores), deve-se atender a todos. Então tem que levar em contas alguns aspectos:
1. Pesquisar outras datas comemorativas nos calendários regional, nacional e internacional;
2. Pesquisar eventos concorrentes para saber se o direcionamento é para o mesmo publico alvo e para não coincidir a data;
3. Considerar dias da semana mais apropriados, sendo as terças e quintas-feiras os dias em que poderão reunir o maior numero de publico;
4. Evitar os primeiros e os últimos dias do mês, pois as pessoas estão preocupadas com resultados financeiros;
5. Verificar a sazonalidade, observar os momentos propícios para apresentar os produtos e os momentos para vender os mesmos.

Definição do local

Para a escolha do local devem ser considerados alguns aspectos:
- Verificar se o local tem a “cara” do evento: o publico alvo deve combinar com o local do evento. Observar a região geográfica e os níveis socioeconômicos dos convidados.
- Se o local tem infra-estrutura necessária: levar em consideração se o local tem estacionamento, atendimento na recepção, tecnologia, tamanho, limpeza e segurança.
- Analisar se o local condiz com o orçamento disponível: avaliar o custo/beneficio que terá no resultado final.

Atividades

As atividades devem variar de acordo com o objeto de evento, ou seja, o tipo de evento que será realizado interfere na escolha da data e do local.

Palestras

Uma das funções do promotor é realizar palestras no desenrrolar do evento, sendo que é sua função recorrer de forma complementar (estar atento aos contratempos que podem vir acontecer durante o evento e ter soluções simples para tentar solucioná-los) garantindo a credibilidade por dos participantes do evento.A internet é uma grande ferramenta de trabalho para o promotor de modo que este pode consultar o histórico do palestrante contratado a disponibilidade de datas e horários. Uma das opções do promotor é contratar uma agência de marketing, mesmo que esta cobre uma taxa pela prestação de seus serviços, o promotor terá a tranquilidade de que tudo ocorrerá satisfatóriamente.O promotor realiza uma reunião com o palestrante após o fechamento de contrato , para alinhar alguns procedimentos, objetvos e estratégias do evento.O objetivo de realizar reuniões privadas com as pessoas do interesse do patrocinador, signfica pontos positivos no projeto.A maioria dos eventos realizados oferecem momentos de lazer aos convidados que varia do mais sofisticado ao mais simples, o que representa uma oportunidade de interação entre patrocinador e o público convidado. As ações sociais e de entretenimento incluem atividades esportivas, almoços, jantares, coqueteis, sala de relaxamento e beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de internet e visitação exclusiva.

Estandes para exposição e vendas

Necessariamente os estandes não têm a intenção de vender ou comprar. Os estandes podem exercer, funções diferentes, conforme o objetivo proposto por cada evento, como exposição e demonstração de produtos ou serviços, gerar relacionamento e vendas e comercialização de produtos, mas para que ocorra a comercialização de produtos os estandes devem se adequar ao perfil do evento.
É de responsabilidade do promotor do evento, a escolha do tamanho do espaço preenchido pelo estande, e para esta escolha existem três possibilidades:
· Estandes padronizados: São usados quando a exposição não é a principal atração do evento. Ex.: Os congressos, onde os organizadores podem expor ou vender produtos relacionados ao tema do congresso.
· Estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador do evento: Fica a critério do promotor, o visual e o tamanho dos estandes, que pode ou não estar incluso no pacote do patrocínio.
· Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador: O promotor oferece apenas o espaço onde será estalado o estande, ficará a critério dos patrocinadores o visual, o tamanho e a contratação de uma montadora, fora do evento que organize o seu estande.

Programa

O programa é o planejamento do evento, é necessário definir horários de início e término, dias de duração, horários e locais de refeições, mapa de acesso a atividades ou palestrantes e o conteúdo de cada atividade proposta pelo evento. Todos os passos devem ser cuidadosamente elaborados e divulgados para a equipe envolvida no evento.

Geração, seleção e teste de idéias para eventos - Capítulo 1

Geração, seleção e teste de idéias para eventos

As rápidas mudanças do mercado vêm obrigando as empresas a repensarem seus modelos de negócios e suas estratégias. Cada vez mais é necessário ser inovador e criar produtos diferenciados no mercado devido a grande concorrência. Aí é que surgem as idéias criativas.
Durante o processo de criação, surgem várias idéias mas, é necessário identificar qual a melhor dentre todas, através de um processo estruturado em três etapas:
Geração – Seleção – Teste

Geração de idéias

Quando uma empresa ou um profissional tem uma idéia de eventos, normalmente o tempo disponível para a execução é pouco. Então, não há uma diversidade de idéias para que se possa testar a possibilidade de erros ou acertos e, mesmo quando há esta possibilidade de gerar muitas idéias, poucas são aproveitáveis. As fontes de geração de idéias, são:
· Observação – que envolve todo o processo de criação. Quanto mais observador, maior a possibilidade de boas idéias;
· Auto-análise – capacidade de reflexão sobre as contribuições para as empresas;
· Leitura – um bom leitor possui maior capacidade de criação porque possui diferentes pontos de vista sobre diversas realidades;
· Brainstorming – Exposição de todas as idéias, de todos os profissionais e setores de uma empresa;
· Network – É o conhecimento e as conversas informais que levam a gerar boas idéias.
São muitas as fontes de geração de idéias, podendo ser internas e externas à empresa.

Fontes internas

O profissional responsável por criar eventos, pode buscar idéias em várias fontes:
· Clientes – ouvir sugestões dos clientes da empresa;
· Fornecedores e parceiros de negócios – estes se relacionam com outros setores e, por isto, podem relatar experiências diferentes;
· Concorrência – traduz estratégias e táticas através de seus eventos;
· Outros eventos – observar outros eventos é uma questão importante para analisar as falhas para que não ocorra em seu evento;
· Outras fontes – a leitura de qualquer veículo de comunicação é necessário para obter informações sobre o assunto.

Fontes externas

O profissional por criar eventos, pode buscar idéias em várias fontes:
. Cliente: ouvir sugestões dos clientes da empresa;
. Fornecedores e parceiros de negócios: estes se relacionam com outros setores e por isso podem relatar experiências diferentes;
. Concorrência: traduz estratégia e táticas de seus eventos;
. Outros eventos: observar outros eventos é uma questão importante para analisar as falhas, para não ocorrer em seu evento;
. Outras fontes: a leitura de qualquer veículo de comunicação é necessário para obter informações sobre o assunto.

Seleção das Idéias

Segundo a autora Giacaglia, depois de um bom número de idéias coletadas devem ser selecionadas as melhores, mesmo que seja difícil descartar as idéias interessantes.
Todas as idéias são avaliadas seguindo critérios já propostos, pela empresa, quanto menos idéia mais fácil se torna a escolha. Devem ser analisadas rapidamente observando seus pontos fortes e fracos, enquadrando a idéia no objetivo pretendido. Quanto mais simples o processo de escolhas melhor e mais eficazes serão os resultados.

Processo de seleção das idéias

Demanda: Considera aspectos externos a empresa como, por exemplo, a existência e tipo de demanda, valor da receita e participação de mercado diante a concorrência “quanto mais alta for à demanda, mais a esquerda deve ser posicionada”.
Competência Interna: Visa aspectos como, capacidade técnica de execução da idéia, custo à viabilidade do projeto, impacto no negócio dentre outros. “Quanto maior for à competência interna da execução, mais acima a idéia deve ser posicionada”.
As idéias são divididas em quadrantes, ou seja, mais chances de darem certo, necessidade de altos investimentos, restrição de demanda e menos chances sendo que estas são descartadas por representar baixa demanda e baixa competência.
“O processo de seleção de idéias pode ser executado, conjunta ou separadamente pelos profissionais da empresa das áreas de vendas, marketing, produtos, pesquisa ou pela direção da empresa”.

Grau de inovação

Dentre várias idéias apresentadas seleciona-se uma e analisa o valor real e único ao cliente e a possibilidade que a mesma tem de perdurar por longo tempo. Avaliar o nível de inovação e diferenciação de uma idéia no mercado é um procedimento indispensável. A autora diante disso sugere uma metodologia para analisar o nível de diferenciação e inovação.
A metodologia consiste em apresentar seis questões (Quadro 1.1) que serão respondidas pelos responsáveis da análise. De acordo com as respostas a uma variação (alto, médio ou baixo) no grau de inovação da idéia. Esse processo pode ser utilizado caso haja um número maior de idéias geradas, comparando-se os resultados para cada uma.

Testes e avaliação das idéias selecionadas

A idéia selecionada pode eventualmente ter sido escolhida por um processo de busca a fontes externas da empresa. Recomenda-se então que ela passe por testes, agora como conceito, para o mesmo nicho, antes de concluir seu desenvolvimento e execução.
Em indústria de bens e consumos esses testes são feitos por meio de focus groups e pesquisas presenciais de apreciação e de intenção de compra. No ramo de eventos não é possível realizar pesquisas in loco com o produto, pois ela não é um produto físico. Como recurso nesta situação pode-se usar material impresso que relate a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características do evento.
Uma vez que a idéia é criada, selecionada e testada entre outras o promotor de eventos passará para a próxima etapa do processo que é a estruturação da idéia selecionada.

CONCLUSÃO

De acordo com estudos anteriormente vistos, a proposta de eventos estruturada pelo grupo, não utilizou fontes externas para a geração do tema mas, apenas opiniões dos integrantes da própria empresa – Circunscrito Eventos Ltda. Quando realizamos reuniões para discutir idéias, a primeira que surgiu, ficou como proposta para o evento: “CAIPISAMBA”, que foi considerado apenas o brainstorming e o network.