Estruturação da idéia de um evento em projeto - Capítulo 2

Determinação do conceito do Evento / Tema central e Missão

Os três principais pontos da conceituação de evento são: tema central, missão e objetivos.
O tema central é a principal ligação com o público-alvo, sendo na maioria das vezes o título do evento onde deve ser bem elaborado, pois determina, em muitos casos, o seu sucesso.
Alguns eventos que ocorrem com certa periodicidade, têm um nome principal, um tema central e desenvolvem também um subtítulo, no qual faz a diferenciação de cada edição.
Defina bem seu público-alvo, pois quanto mais específico o eventos, quanto mais direcionado, com um título que diz muito sobre o que é na verdade o evento, de que se trata, mais chance de ser bem sucedido.
A missão é uma das bases do tripé que está especificado o que os promotores do evento desejam, sendo uma missão durável, de médio longo prazo, um conceito do evento em resumo, não podendo ser muito grande, e também o que este evento acrescentará para o mercado.
A definição e divulgação de forma correta da missão para todas as pessoas que estão envolvidas de alguma maneira no evento é de fundamental importância para um bom trabalho.

Objetivos / Objetivo principal

Os objetivos são divididos em duas classificações: principal e secundários. Definir os objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos. Esses resultados devem ser apresentados ao promotor e identificados também aos patrocinadores do evento.
O promotor do evento deve descrever então o objetivo principal deixando explícito se o evento tem como propósito o relacionamento; a divulgação da marca; ou a execução de negócios e vendas. Não se recomenda em um único evento abranger os três objetivos, pois com isso surge uma grande probabilidade de se perder o foco principal.
Se um apenas dos três objetivos for destacado esse será o objetivo principal do patrocinador, e a possibilidade de sucesso é grande. Mas se o patrocinador se deparar com vários focos diferentes pode não querer apostar na proposta e optar por outros eventos onde o objetivo principal seja previamente definido em um dos três apresentados.

Objetivos Secundários

É necessário identificar quais são os outros objetivos dos patrocinadores atendidos no projeto, é essencial que estejam descritos os objetivos e razões que justifiquem o investimento do projeto, fazendo isso, abre-se um leque de opções e oportunidades de investimentos no evento, o que acaba atraindo também outras empresas.
Objetivos:
Aumentar a rede de relacionamentos para aumentar as vendas colocando as empresas patrocinadoras junto aos mais importantes e qualificados profissionais do mercado.
1. Aumentar a rede de relacionamentos para aumentar as vendas colocando as empresas patrocinadoras junto aos mais importantes e qualificados profissionais do mercado.
2. Os encontros possibilitam a troca de informações, experiências e perspectivas sobre o setor.
3. Criar conferências a fim de fornecer informações valiosas e necessárias para a condução das empresas no mercado competitivo.
Objetivos secundários:
A - Desenvolver ferramentas de relacionamentos exclusivos;
B - Possibilitar antes, durante e depois do evento oportunidade de contatos pessoais facilitando assim um aumento de negócios na rede;
C - Promover a marca e o negócio para todos os participantes do evento.

Identificação do Público-Alvo e Perfil dos Convidados

Quando uma empresa ou uma pessoa decide fazer um evento, é necessário definir o público alvo de acordo com o que se deseja apresentar. A seleção do público alvo, sobretudo nas grandes empresas, deve ser rigoroso porque isto vai gerar uma resposta e vai depender, principalmente do marketing. Normalmente, nas grandes empresas, o público-alvo são profissionais do mesmo ramo, composto de pessoas jurídicas. Já as pessoas físicas só são determinadas pela quantidade de público esperado. Ou mesmo se pode encontrar eventos para atender os dois tipos de público, o que permite manter o foco por meio da: comunicação e divulgação, único formato, única estratégia de arrecadação de verba e avaliação.
Um evento empresarial normalmente é mais específico quanto a: expectativa do número de empresas participantes, segmentação das empresas obedecendo a critérios de avaliação, número de profissionais participantes, segmentação dos profissionais obedecendo também a critérios de avaliação como: cargo, área funcional, relacionamento, perfil, etc.
O público-alvo de eventos de pessoas físicas compreende: expectativa do número de participantes, segmentação por região, idade, sexo, nível social, ocupação, nível educacional, religião, raça, nacionalidade, classe social, perfil de consumo, etc. e expectativa de audiência durante a divulgação.

Escolha da data

Pelo fato do evento envolver três diferentes categorias de pessoas (convidados, patrocinadores e promotores), deve-se atender a todos. Então tem que levar em contas alguns aspectos:
1. Pesquisar outras datas comemorativas nos calendários regional, nacional e internacional;
2. Pesquisar eventos concorrentes para saber se o direcionamento é para o mesmo publico alvo e para não coincidir a data;
3. Considerar dias da semana mais apropriados, sendo as terças e quintas-feiras os dias em que poderão reunir o maior numero de publico;
4. Evitar os primeiros e os últimos dias do mês, pois as pessoas estão preocupadas com resultados financeiros;
5. Verificar a sazonalidade, observar os momentos propícios para apresentar os produtos e os momentos para vender os mesmos.

Definição do local

Para a escolha do local devem ser considerados alguns aspectos:
- Verificar se o local tem a “cara” do evento: o publico alvo deve combinar com o local do evento. Observar a região geográfica e os níveis socioeconômicos dos convidados.
- Se o local tem infra-estrutura necessária: levar em consideração se o local tem estacionamento, atendimento na recepção, tecnologia, tamanho, limpeza e segurança.
- Analisar se o local condiz com o orçamento disponível: avaliar o custo/beneficio que terá no resultado final.

Atividades

As atividades devem variar de acordo com o objeto de evento, ou seja, o tipo de evento que será realizado interfere na escolha da data e do local.

Palestras

Uma das funções do promotor é realizar palestras no desenrrolar do evento, sendo que é sua função recorrer de forma complementar (estar atento aos contratempos que podem vir acontecer durante o evento e ter soluções simples para tentar solucioná-los) garantindo a credibilidade por dos participantes do evento.A internet é uma grande ferramenta de trabalho para o promotor de modo que este pode consultar o histórico do palestrante contratado a disponibilidade de datas e horários. Uma das opções do promotor é contratar uma agência de marketing, mesmo que esta cobre uma taxa pela prestação de seus serviços, o promotor terá a tranquilidade de que tudo ocorrerá satisfatóriamente.O promotor realiza uma reunião com o palestrante após o fechamento de contrato , para alinhar alguns procedimentos, objetvos e estratégias do evento.O objetivo de realizar reuniões privadas com as pessoas do interesse do patrocinador, signfica pontos positivos no projeto.A maioria dos eventos realizados oferecem momentos de lazer aos convidados que varia do mais sofisticado ao mais simples, o que representa uma oportunidade de interação entre patrocinador e o público convidado. As ações sociais e de entretenimento incluem atividades esportivas, almoços, jantares, coqueteis, sala de relaxamento e beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de internet e visitação exclusiva.

Estandes para exposição e vendas

Necessariamente os estandes não têm a intenção de vender ou comprar. Os estandes podem exercer, funções diferentes, conforme o objetivo proposto por cada evento, como exposição e demonstração de produtos ou serviços, gerar relacionamento e vendas e comercialização de produtos, mas para que ocorra a comercialização de produtos os estandes devem se adequar ao perfil do evento.
É de responsabilidade do promotor do evento, a escolha do tamanho do espaço preenchido pelo estande, e para esta escolha existem três possibilidades:
· Estandes padronizados: São usados quando a exposição não é a principal atração do evento. Ex.: Os congressos, onde os organizadores podem expor ou vender produtos relacionados ao tema do congresso.
· Estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador do evento: Fica a critério do promotor, o visual e o tamanho dos estandes, que pode ou não estar incluso no pacote do patrocínio.
· Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador: O promotor oferece apenas o espaço onde será estalado o estande, ficará a critério dos patrocinadores o visual, o tamanho e a contratação de uma montadora, fora do evento que organize o seu estande.

Programa

O programa é o planejamento do evento, é necessário definir horários de início e término, dias de duração, horários e locais de refeições, mapa de acesso a atividades ou palestrantes e o conteúdo de cada atividade proposta pelo evento. Todos os passos devem ser cuidadosamente elaborados e divulgados para a equipe envolvida no evento.