A venda do projeto envolve três principais fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.O treinamento engloba experiência na “aquisição” de patrocínio, estudo do mercado e estudo do projeto, logo após vem a fase de elaboração de material de apoio onde têm a apresentação institucional, conceito do evento, dados que justificam o evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores e outras informações, e finalmente a última fase, plano de ataque, com estudo dos suspects, processo decisório, abordagens personalizadas e campanhas personalizadas.
Treinamento
Para a venda do projeto o vendedor deverá ter um conhecimento prévio sobre a posição do comprador, tendo argumentos fortes e convincentes para o comprador. Em muitos casos o comprador acredita tanto no seu projeto que não aceita o comprador dizer não, e acaba irritando-o pela sua posição, sem motivos concretos para a venda.O treinamento começa com o vendedor se posicionando como comprador, mesmo que seja uma simulação, para poder entender questões sobre o comprador, a empresa, o mercado, objetivos e estratégias, entre outras coisas da empresa que irá patrocinar, assim podendo chegar a uma conclusão da venda ou não venda do projeto.Em alguns casos, não sendo possível se passar como comprador, poderá analisar a compra de qualquer outro produto, mas tendo um preço razoável de acordo com o orçamento da empresa e um período de no mínimo um mês de negociação.O vendedor tem que se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização, processo de decisão e quanto a organização de eventos.Outro aspecto importante para o vendedor é o conhecimento muito bem estudado sobre o projeto , em todos aspectos, não só os básicos, como estratégias, objetivos e principalmente o que de benéfico ficará para o possível patrocinador, tendo que saber sobre aspectos estratégicos e operacionais.
Treinamento
Para a venda do projeto o vendedor deverá ter um conhecimento prévio sobre a posição do comprador, tendo argumentos fortes e convincentes para o comprador. Em muitos casos o comprador acredita tanto no seu projeto que não aceita o comprador dizer não, e acaba irritando-o pela sua posição, sem motivos concretos para a venda.O treinamento começa com o vendedor se posicionando como comprador, mesmo que seja uma simulação, para poder entender questões sobre o comprador, a empresa, o mercado, objetivos e estratégias, entre outras coisas da empresa que irá patrocinar, assim podendo chegar a uma conclusão da venda ou não venda do projeto.Em alguns casos, não sendo possível se passar como comprador, poderá analisar a compra de qualquer outro produto, mas tendo um preço razoável de acordo com o orçamento da empresa e um período de no mínimo um mês de negociação.O vendedor tem que se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização, processo de decisão e quanto a organização de eventos.Outro aspecto importante para o vendedor é o conhecimento muito bem estudado sobre o projeto , em todos aspectos, não só os básicos, como estratégias, objetivos e principalmente o que de benéfico ficará para o possível patrocinador, tendo que saber sobre aspectos estratégicos e operacionais.
Apresentação institucional da empresa promotora
A apresentação institucional é o histórico da empresa. Caso a empresa seja recente e não tenha histórico ou que este seja muito breve, os fundadores podem recorrer a seus próprios históricos para justificar a abertura do negócio.
Esta breve apresentação deve demostrar através de experiências bem sucedidas que a empresa está pronta para executar o evento. Certamente empresas com um bom histórico em organização e promoção de eventos terão maiores chances de atrair a atenção do leitor do projeto.
Estudo do projeto
É indispensável que para vender um produto é necessário conhecê-lo muito bem. Da mesma forma é fundamental dominar muito bem o projeto que se deseja executar, é necessário que se tenha contato com questões mais profundas como a estratégia e o objetivo do projeto para então responder aos patrocinadores que valor o evento trará a eles.
Aspectos estratégicos e operacionais de um projeto de evento
Aspectos estratégicos:
*Missão
*Estratégia e diferenciais competitivos
*Objetivos
*Público alvo
*Target de patrocinadores e critérios de seleção
*Dados que justificam o evento
*Benefícios estratégicos para os patrocinadores
Aspectos operacionais
*Formato do evento ( local, agenda etc.)
*Histórico e justifica dos palestrantes
*Pacote de benefícios operacionais
*Patrocinadores confirmados
*Estratégia de divulgação do evento
A apresentação institucional é o histórico da empresa. Caso a empresa seja recente e não tenha histórico ou que este seja muito breve, os fundadores podem recorrer a seus próprios históricos para justificar a abertura do negócio.
Esta breve apresentação deve demostrar através de experiências bem sucedidas que a empresa está pronta para executar o evento. Certamente empresas com um bom histórico em organização e promoção de eventos terão maiores chances de atrair a atenção do leitor do projeto.
Estudo do projeto
É indispensável que para vender um produto é necessário conhecê-lo muito bem. Da mesma forma é fundamental dominar muito bem o projeto que se deseja executar, é necessário que se tenha contato com questões mais profundas como a estratégia e o objetivo do projeto para então responder aos patrocinadores que valor o evento trará a eles.
Aspectos estratégicos e operacionais de um projeto de evento
Aspectos estratégicos:
*Missão
*Estratégia e diferenciais competitivos
*Objetivos
*Público alvo
*Target de patrocinadores e critérios de seleção
*Dados que justificam o evento
*Benefícios estratégicos para os patrocinadores
Aspectos operacionais
*Formato do evento ( local, agenda etc.)
*Histórico e justifica dos palestrantes
*Pacote de benefícios operacionais
*Patrocinadores confirmados
*Estratégia de divulgação do evento
*Contrato
Elaboração de material de apoio
Uma vez estruturado o projeto, o promotor deve elaborar um documento convincente e abrangente para iniciar as negociações com os possíveis patrocinadores.
Este documento pode ser redigido em documento de Word, Slides de Power Point, um folheto de impressão gráfica em papel especial ou ainda uma revista de divulgação.
Importante: Quanto maior for o valor esperado de arrecadação, mais arrojada e sofisticada deve ser a apresentação. Ao passo que se o promotor tiver interesse apenas em conseguir apoios a apresentação não precisa ser tão elaborada.
Independente do formato o documento deve ser sucinto para não aborrecer o leitor e suficientemente completo para não deixar informações relevantes de fora.
Elaboração de material de apoio
Uma vez estruturado o projeto, o promotor deve elaborar um documento convincente e abrangente para iniciar as negociações com os possíveis patrocinadores.
Este documento pode ser redigido em documento de Word, Slides de Power Point, um folheto de impressão gráfica em papel especial ou ainda uma revista de divulgação.
Importante: Quanto maior for o valor esperado de arrecadação, mais arrojada e sofisticada deve ser a apresentação. Ao passo que se o promotor tiver interesse apenas em conseguir apoios a apresentação não precisa ser tão elaborada.
Independente do formato o documento deve ser sucinto para não aborrecer o leitor e suficientemente completo para não deixar informações relevantes de fora.
Conceito do Evento
Posteriormente a apresentação da empresa e de seu histórico ao patrocinador ou empreendedor é necessário que o conceito principal fique definido e bem especificado. Deve-se então utilizar não mais que quatro parágrafos contendo:
* Tema Central
* Missão
* Objetivo principal do evento
* Público alvo
Dados que justificam o evento
O promotor de eventos pode ultilizar dos mesmos dados usados no processo de geração, seleção e teste de idéias para persuadir o patrocinador despertando-lhe um interesse maior em estar realizando o evento. Outra forma de justificar a existência do evento é ultilizar de dados e informações por institutos especializados em pesquisa de mercado. Porém não é sempre que encontramos nessas pesquisas de mercdo todos os dados necessários. Jornal e revistas também podem ser considerados uma outra fonte de informações relacionadas ao tema do evente entre outras. Independente da fonte usada pelos promotores de eventos o principal é que ela deve ter credibilidade.
O público alvo e o perfil dos convidados
È fazer uma apresentação do perfil e das características dos participantes a serem convidados já que estes são de extrema importância para a realização do evento.
È dever do promotor fornecer uma lista que conste os convidados confirmados constando os seguintes itens:
* empresa, nome, segmento de atuação etc...
* profissionais, nome, área da empresa e dados cadastrais, Isso no caso de um evento corporativo a ser realizado.
Como o promotor do evento não tenha como apresentar uma lista mesmo que provisória, descrever de maneira especificar o perfil dos convidados. Se o evento for para pessoas físicas é preciso identificar o número de público e seu perfil para determinar o publico alvo do evento.
Se o evento for realizado mais de uma vez, é interessante que seja citado números e nomes de participação, isso dá credibilidade ao evento e permite ao patrocinador comparar a necessidade de público ao que já foi conseguido pelo promotor
È fazer uma apresentação do perfil e das características dos participantes a serem convidados já que estes são de extrema importância para a realização do evento.
È dever do promotor fornecer uma lista que conste os convidados confirmados constando os seguintes itens:
* empresa, nome, segmento de atuação etc...
* profissionais, nome, área da empresa e dados cadastrais, Isso no caso de um evento corporativo a ser realizado.
Como o promotor do evento não tenha como apresentar uma lista mesmo que provisória, descrever de maneira especificar o perfil dos convidados. Se o evento for para pessoas físicas é preciso identificar o número de público e seu perfil para determinar o publico alvo do evento.
Se o evento for realizado mais de uma vez, é interessante que seja citado números e nomes de participação, isso dá credibilidade ao evento e permite ao patrocinador comparar a necessidade de público ao que já foi conseguido pelo promotor
O formato do evento permite uma vizualização do evento, ela deve ser feita de forma em que o patrocinador se sinta dentro do evento. Durante a mesmo
os patrocinadores tem a possibilidade de identificar a divulgação da marca ou do relacionamento.
Neste formato do evento deve conter local onde será realizado, se este local tem ou não a cara do evento, infra-estrutura e se condiz ao valor do investimentos do patrocinador. Neste formato é necessário conter informações como:
os patrocinadores tem a possibilidade de identificar a divulgação da marca ou do relacionamento.
Neste formato do evento deve conter local onde será realizado, se este local tem ou não a cara do evento, infra-estrutura e se condiz ao valor do investimentos do patrocinador. Neste formato é necessário conter informações como:
* endereço completo
* direção para chegar ao local
* justificativa da escolha onde deve ser bem elaborada e que descreva como forma de se obter um diferencial aos patrocinadores.
* direção para chegar ao local
* justificativa da escolha onde deve ser bem elaborada e que descreva como forma de se obter um diferencial aos patrocinadores.
Data em que o evento será realizado para que o patrocinador se programe e adeque sua agenda para que não haja imprevistos de outros compromissos já marcados.
Atividades a serem realizados no evento, mesmo se este tiver um período curto é
preciso é preciso deixar bem claro no documento todas as possibilidades de interação entre patrocinador e participantes.
Palestra: è necessário informações sobre eles e sobre o tema da palestra com
tópicos do conteúdo e o motivo porque foi escolhido.
Atividades a serem realizados no evento, mesmo se este tiver um período curto é
preciso é preciso deixar bem claro no documento todas as possibilidades de interação entre patrocinador e participantes.
Palestra: è necessário informações sobre eles e sobre o tema da palestra com
tópicos do conteúdo e o motivo porque foi escolhido.
No programa do evento tem que ser identificado o que ocorrerá a cada momento do evento. Sendo antes e depois, mesmo porque os promotores têm que contar com imprevistos caso venha ocorrer.
Cotas de Patrocínio, Benefícios e valores
O documento deve fornecer informações claras e abrangentes, com todos os benefícios oferecidos pelo promotor do evento. Quando se divulga o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio nada mais pode alterado, bob nenhuma hipótese.
As condições de pagamento do valor de patrocínio são:
Parcelado, com reserva antecipada. O evento tem que ter acontecido mais de uma vez com sucesso e o patrocinador é obrigado a fazer a pré-reserva e efetuar o pagamento inicial com um ano de antecedência e parcelar o restante.
Pagamento à vista, com desconto. Mais difícil de ser efetuado, pois o patrocinador tem que desembolsar uma quantia muito grande e de uma vez só, no entanto o patrocinador pode requerer um desconto já que o pagamento à vista significa ausência de juros mensais.
Duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento. É garantido ao patrocinador espaço ou os benefícios da cota escolhida, com uma pré-reserva, ele efetua uma parte do pagamento na assinatura de contrato e a outra após a realização de evento.
Parcelado, conforme negociação dos prazos. É estipulada pelo promotor e pelo patrocinador a forma de pagamento e respeitará o fluxo de caixa do patrocinador, podendo ocorrer parcelas com datas e valores desiguais.
O documento deve fornecer informações claras e abrangentes, com todos os benefícios oferecidos pelo promotor do evento. Quando se divulga o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio nada mais pode alterado, bob nenhuma hipótese.
As condições de pagamento do valor de patrocínio são:
Parcelado, com reserva antecipada. O evento tem que ter acontecido mais de uma vez com sucesso e o patrocinador é obrigado a fazer a pré-reserva e efetuar o pagamento inicial com um ano de antecedência e parcelar o restante.
Pagamento à vista, com desconto. Mais difícil de ser efetuado, pois o patrocinador tem que desembolsar uma quantia muito grande e de uma vez só, no entanto o patrocinador pode requerer um desconto já que o pagamento à vista significa ausência de juros mensais.
Duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento. É garantido ao patrocinador espaço ou os benefícios da cota escolhida, com uma pré-reserva, ele efetua uma parte do pagamento na assinatura de contrato e a outra após a realização de evento.
Parcelado, conforme negociação dos prazos. É estipulada pelo promotor e pelo patrocinador a forma de pagamento e respeitará o fluxo de caixa do patrocinador, podendo ocorrer parcelas com datas e valores desiguais.
Construção de uma proposta única de valor
No momento em que o promotor estrutura seu projeto ele pode escolher duas formas possíveis: um projeto padrão que atende todas as necessidades dos patrocinadores (que é o mais fácil); ou pode fazer um projeto único para as necessidades de cada um patrocinador (que gera melhor resultado) e é denominado "proposta de valor".
A segunda forma, pode não conseguir atender todas as exigências dos patrocinadores, por exemplo, flexibilidade, criatividade ou estrutura financeira.
Participantes confirmados
Nos eventos corporativos, o promotor pode manter contatos com os possíveis patrocinadores, para que estes estejam sempre atualizados sobre os eventos. À medida que o numero de participantes cresce, aumentam as chances de ele optar pelo investimento.
Atualmente, está se tornando habitual os patrocinadores exigirem a inclusão de clausulas que garantem a presença de determinado público no evento, onde o promotor se compromete a levar um numero de participante e com um perfil preestabelecido. Caso isso não aconteça, o promotor é obrigado a dar desconto sobre o valor total pago pelo patrocínio. Esse contrato é importante para garantir a presença da pessoa convidada e não um substituto.
Patrocinadores confirmados
A divulgação dos patrocinadores que já confirmaram a presença em um determinado evento pode beneficiar a negociação com outras empresas. Para isso acontecer com sucesso, é importante o promotor tomar alguns cuidados com perfis semelhantes, empresas concorrentes e empresas parceiras.
Porem, se a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de fechamento.
No momento em que o promotor estrutura seu projeto ele pode escolher duas formas possíveis: um projeto padrão que atende todas as necessidades dos patrocinadores (que é o mais fácil); ou pode fazer um projeto único para as necessidades de cada um patrocinador (que gera melhor resultado) e é denominado "proposta de valor".
A segunda forma, pode não conseguir atender todas as exigências dos patrocinadores, por exemplo, flexibilidade, criatividade ou estrutura financeira.
Participantes confirmados
Nos eventos corporativos, o promotor pode manter contatos com os possíveis patrocinadores, para que estes estejam sempre atualizados sobre os eventos. À medida que o numero de participantes cresce, aumentam as chances de ele optar pelo investimento.
Atualmente, está se tornando habitual os patrocinadores exigirem a inclusão de clausulas que garantem a presença de determinado público no evento, onde o promotor se compromete a levar um numero de participante e com um perfil preestabelecido. Caso isso não aconteça, o promotor é obrigado a dar desconto sobre o valor total pago pelo patrocínio. Esse contrato é importante para garantir a presença da pessoa convidada e não um substituto.
Patrocinadores confirmados
A divulgação dos patrocinadores que já confirmaram a presença em um determinado evento pode beneficiar a negociação com outras empresas. Para isso acontecer com sucesso, é importante o promotor tomar alguns cuidados com perfis semelhantes, empresas concorrentes e empresas parceiras.
Porem, se a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de fechamento.
Um comentário:
Nunca vi um resumo tão grande. E não são só vocês. Por que não usam a capacidade de síntese de vocês. Atenciosamente.
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