Conclusão - Cápítulo 9

A negociação termina somente quando é feita a assinatura do contrato. É interessante para o promotor quando o patrocinador decide e assina o contrato mais rapidamente possível, pois se deixar para outro dia, pode aparecer outra proposta e ele mudar de idéia.

Follow-up

A ultima etapa do processo da venda de um evento é necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente. Um método que incentiva o patrocinador trabalhar novamente com o promotor, é aplicar um questionário de pesquisa que de oportunidade do patrocinador expor sua opinar sobre o evento (se foi bom, ruim, o que pode melhorar) e nesse momento garantir a assinatura do próximo evento.

A avaliação do evento

A opinião dos patrocinadores é de grande importância para os promotores do evento, pois eles podem dar sugestões, apontar algumas falhas, e dizer se atendeu seus objetivos.
Os eventos devem trazer benefícios para todos envolvidos e só com uma conversa no após a realização do evento, esclarecerá os pontos negativos e positivos sobre o evento.

Comunicação e venda do projeto - Capítulo 8

COMUNICAÇÃO E VENDA DO PROJETO

Segundo a autora, esta é a parte mais difícil de todo o projeto. Refere-se a venda do mesmo para possíveis patrocinadores.
Depois de todo o projeto estruturado em todas as fases (idéia,estruturação, identificação do target, análise da viabilidade financeira e realização do seu planejamento comercial), o promotor do evento enfrenta seus maiores desafios: a concorrência e as recusas. Esta fase foi pesquisada por seus próprios alunos e consiste nas seguintes fases: Agendamento da visita Primeira reunião Apresentação do projeto Negociação Conclusão da venda Follow-up.

Fase I – Agendamento da visita

O promotor de eventos, tanto quanto o patrocinador, normalmente representam uma empresa. Esta relação é chamada Busines-to-Busines, por não se tratar de uma transação direta ao consumidor final e envolve um processo longo, burocrático, vendas pessoais e em equipe e é uma saída para que os grandes empresários se protejam do assédio dos vendedores.
Estes empresários se protegem, sobretudo, através de secretárias “real” ou eletrônica. Por serem eles, ocupados demais e por não estarem com interesses para ouvir. Esta fase exige, antes de tudo, habilidades do promotor para driblar esta barreira. Como as secretárias não podem deixar de atender a todas as pessoas, elas acabam por deixar uma brecha aberta. As perguntas normalmente feitas por elas, são:
Se for sobre vendas – existem vendedores insistentes e agressivos, mas que dependem das vendas para sobreviver;
Impossibilidade de atendimento pelo patrão – as secretárias dão as piores desculpas: patrão ocupado, em reunião, não se encontra... não tem coisa pior de se ouvir para efetuar uma venda;
Qual é o nome da sua empresa? – o desconhecimento da marca da empresa é outro fator que impede, muitas vezes, a venda;
É sobre eventos? – normalmente o promotor, ou é colocado em contato com o mais baixo escalão da empresa, ou com o decisor, sendo a primeira situação a mais freqüente.
Quando o promotor consegue agendar uma reunião, pode-se dizer que, metade da venda já está concluída. Ele deve saber o que falar, quando falar e como falar porque isto é fundamental. Algumas pessoas nascem com o dom das vendas, outras o adquirem por treinamento. A surpresa está ao conseguir fazê-lo por telefone pois, a pessoa do outro lado, não está preparado para esta abordagem. Algumas técnicas devem ser usadas neste momento:
Preparo do discurso; Manter o foco e não esquecer o objetivo da chamada; Objetividade; Firmeza e autoconfiança, sem arrogância; Seriedade e simpatia.
Algumas regras básicas de abordagem por telefone:

Apresentação pessoal

O não reconhecimento no mercado, não implica em negativa, desde que o promotor saiba se apresentar e também, à sua empresa. A valorização é o que conta.

Transpor barreiras de entrada

Evitar as negativas sem direito a contra-ataque, portando-se sem intimidade e tratando o Interlocutor por senhor ou senhora, dando seu nome completo e fazendo-o acreditar que faz parte do rol de amizades do contato target.
O vendedor não deve responder a muitos questionamentos para não perder o rumo da conversa. Deve ser direto, sucinto e decidido sem ser agressivo.

Conseguir o agendamento

A grande oportunidade para que o vendedor consiga vender seu produto, é conseguir passar pela barreira da secretária. Feito isto, fica mais fácil conversar com seu contato target usando o seu network próprio ou da empresa. Sua principal dificuldade é a ausência de relacionamentos com os contatos.

Existem algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo: não brigar por posições; não ficar preso a uma objeção; ouvir e dar crédito ao cliente.

Desenvolvimento de um plano de ataque - Cápitulo 7

Para que os vendedores consigam efetuar a sua venda é necessário que eles detenham de grande conhecimento sobre a empresa, e a quem eles vão abordar dentro da estrutura de marketing. Evitando assim gastar muito tempo com as pessoas erradas (que não têm poder decisão dentro da empresa) e gastar pouco tempo com pessoas certas.
Os possíveis papéis desempenhos pelas pessoas que participam do processo decisório da aquisição de um projeto são: Decisor final, responsáveis pela palavra final na decisão; Influenciador, por sua capacidade de influência e sua experiência têm poder de fazer as coisas acontecerem dentro de empresa; Consultor, pessoas que atuam fora da empresa e que podem ser consultadas sobre as vantagens e desvantagens do projeto; Executores; profissionais da área que são responsáveis pela execução do evento podem sinalizar pontos fortes e fracos do projeto.
Existem dois caminhos para um evento entrar na empresa: o promotor do evento pode oferecer o projeto ou a empresa pode pesquisar quais eventos que estejam alinhados aos seus objetivos de marketing.

Em projetos de eventos culturais ou sociais que recorram à utilização das leis de incentivo fiscal deve prever com uma etapa a mais que se trata da análise jurídica do projeto que será realizada pelo departamento jurídico da empresa e ou pelo advogado responsável em representar seus direitos caso não tenha nenhuma das duas opções citadas acima a empresa deve contratar firmas especializadas no setor.
Outros fatores importantes que o promotor deve estar atento é:
1-Tradição do promotor de evento
2- Participação de outros patrocinadores
3- Cláusulas do Contrato
4- Resultado de edições anteriores

As principais fontes utilizadas pela empresa na pesquisa de projetos são:
· Equipe de vendas
· Prestadores de Serviços
· Mídia
· Promotores tradicionais de eventos
· Inteligência de Mercado

Logo após o levantamento dos eventos disponíveis a empresa promove o processo de seleção. O número de eventos a ser selecionados é grande, mas vai se reduzindo devido a critérios pré estabelecidos já explicitados no fluxo de análise de projetos de eventos. É necessário que o promotor de eventos esteja ciente desse processo.

É de grande importância no processo decisório analisar e decidir qual a melhor data a se iniciar a negociação com os suspects. As variáveis que podem ajudar a definir essa melhor época estão relacionadas ao planejamento e ao calendário fiscal.

Abordagens personalizadas

O vendedor já está pronto para sua ação comercial com seus suspects, com mensagens que vão direto ao assunto, e com reuniões com as pessoas certas.
O difícil é quando o vendedor não conhece ninguém dentro da empresa que irá apresentar o projeto, tendo que preparar um plano de entrada efetivo, com alguns aspectos que irei citar em baixo.
O contato target é o nome da pessoa que será contatada.
O objetivo da abordagem é o que você quer de cada pessoa que irá opinar em cima de seu projeto, dentro da empresa.
A forma de abordagem é um ponto importante de como você irá abordar com cada pessoa diferente, sendo a melhor maneira, a forma como a pessoa preferir, por emeio, telefone, visita pessoal, mas isto para a primeira vez. Na segunda seria uma reunião pessoal para mostrar o projeto, as oportunidades, etc.
A mensagem deve ser com base no suspects, podendo ser bom para muitas empresas, mas não estar de acordo com os objetivos destas. E para cada pessoa importante na qual você irá apresentar seu projeto, terá que utilizar uma mensagem diferente, de acordo com sua função dentro da empresa, como, decisor final, nível gerencial e executor.
O plano de conversa é necessário para ajudar o vendedor na reunião com o possível comprador, averiguando possíveis respostas e perguntas com o mesmo, para que tenha uma conversa mais envolvente, mais aberta, e direta, para que não fique uma conversa chata e crie má empressão do projeto.

Campanhas personalizadas

As campanhas são os recursos de comunicação que são usados pelos vendedores para o contato com a empresa, sendo planejadas de acordo com cada empresa, antes de começar a vender o projeto. E são utilizados recursos como: emeio de apresentação, envio de material, evento de lançamento, telegrama, campanha de mídia e emeios seqüenciais, entre outro.

E-mail de apresentação: É uma forma de abordagem de apresentação onde essa será a primeira campanha para empresa em questão. Antes do e-mail ser enviado antecede o contato telefônico, servindo de introdução a abordagem.
O e-mail deve ser abordado com o seguinte formato:
· Assunto - Aplicar um texto curto e efetivo
· Texto Curto – Como o corpo do e-mail limitado em espaço (texto não muito extenso)
· Tamanho - É preciso ter cuidado com o tamanho do e-mail em termos de quantidade de bytes que ele ocupa.
· Formato – È preciso adotar um formato acessível a todos.
· Conteúdo – Deve ser marcante, enfático e objetivo gerando curiosidade e certo incomodo por parte do leitor em não ter tido contato anterior com a informação contido no e-mail.
· Personalização – Utilizar duas diferentes táticas: a) enviar o mesmo e-mail para todas a s empresas-target e permitir que cada um tenha acesso ao mailing de enviados. b) enviar e-mail personalizados, um a um, não permitindo que se saiba para quem mais foi enviado.
· Contato – O e-mail deve ser enviado diretamente para o decisor final da empresa.
Para desenvolver um e-mail deve tomar cuidado, é preciso dar a devida importância as palavras utilizadas, com as mensagens escolhidas e com os dados neles apresentados.
Existe outras formas de abordagem para aproximação das empresas e apresentação do projeto:
Envio de material: Envio pelo correio, de material informativo sobre o evento e a empresa promotora, com a mesmo finalidade do e-mail de apresentação com a vantagem de poder levar mais informações mas tem a desvantagem de incorrer em custos altos de produção do material e de envio pelo correio.
Evento de lançamento: A empresa promotora pode organizar seu próprio evento como por exemplo um café da manha um café da manha em um hotel próximo .
Telegrama: Uma forma limitada, porem segura de aproximação com o decisor da empresa. É cara porque o custo de envio é alto mas é uma forma eficaz e segura pois sempre chega nas mãos do destinatário
· Campanha de Mídia: É necessário verba disponível para divulgação. Fortalece a imagem da empresa promotora e do evento, demonstrando a força da verba.
· E-mail seqüenciais: Podem ser usadas para dar seqüência às negociações, com uma lógica e com informações realmente relevantes para a empresa.
É importante programar o envio dos e-mail e de matérias pelo correio para que cheguem ao destinatário no inicio da semana.

(termino parte 4 juliana)

(Início Parte Nat)

Apresentação de pessoal

Uma das formas de se valorizar é apresentando-se com o nome e o nome da empresa completos. São relevantes também a voz, as palavras e expressões utilizadas.
O vendedor deve ser criativo e não permitir respostas negativas do contato-target, ser sucinto e objetivo.
Na área de eventos o vendedor tem mais sucesso se tiver redes amplas e conexões, pois nos momentos críticos podem ser grandes aliados.
Mas se o vendedor não tem relacionamento direto com o contato-target, é preciso lembrar que existem níveis de network:
Network primário: Conjunto de empresas ou pessoas do conhecimento pessoal do vendedor ou de sua empresa.
Network secundário: Conjunto de todas as pessoas ou empresas que são do conhecimento do pessoal do network primário.

Primeira reunião

Nesta fase o plano de discurso já foi proposto na fase de planejamento da venda e deve ser colocado em prática. Deve ser dito apenas o suficiente para despertar a atenção e a curiosidade do contato.
Alguns pontos são fundamentais para o sucesso desta fase: Empatia, Conhecimento do produto e mercado, ter uma abordagem consultiva onde o vendedor ouve todas as necessidades do cliente e motivação.

Apresentação do projeto

O melhor momento para apresentar o projeto é quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem, mas existem algumas regras a serem avaliadas:
Tempo de apresentação – Deve se ter um tempo médio de 15 minutos
Infra-estrutura tecnológica – O vendedor deve estar munido de equipamentos modernos de projeção e saber utiliza-los da forma adequada para o projeto.
Forma de apresentação – Deve se utilizar uma apresentação em Power Point ou programa similar utilizando imagens, tabelas e dados quantitativos evitando textos longos.
Cópias da apresentação – É importante entregar uma cópia da apresentação para a empresa.Customização real – A apresentação deve deixar clara que foi elaborada especialmente para a empresa, personalizando-o.

Planejamento da Venda - Capítulo 6

A venda do projeto envolve três principais fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.O treinamento engloba experiência na “aquisição” de patrocínio, estudo do mercado e estudo do projeto, logo após vem a fase de elaboração de material de apoio onde têm a apresentação institucional, conceito do evento, dados que justificam o evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores e outras informações, e finalmente a última fase, plano de ataque, com estudo dos suspects, processo decisório, abordagens personalizadas e campanhas personalizadas.

Treinamento

Para a venda do projeto o vendedor deverá ter um conhecimento prévio sobre a posição do comprador, tendo argumentos fortes e convincentes para o comprador. Em muitos casos o comprador acredita tanto no seu projeto que não aceita o comprador dizer não, e acaba irritando-o pela sua posição, sem motivos concretos para a venda.O treinamento começa com o vendedor se posicionando como comprador, mesmo que seja uma simulação, para poder entender questões sobre o comprador, a empresa, o mercado, objetivos e estratégias, entre outras coisas da empresa que irá patrocinar, assim podendo chegar a uma conclusão da venda ou não venda do projeto.Em alguns casos, não sendo possível se passar como comprador, poderá analisar a compra de qualquer outro produto, mas tendo um preço razoável de acordo com o orçamento da empresa e um período de no mínimo um mês de negociação.O vendedor tem que se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização, processo de decisão e quanto a organização de eventos.Outro aspecto importante para o vendedor é o conhecimento muito bem estudado sobre o projeto , em todos aspectos, não só os básicos, como estratégias, objetivos e principalmente o que de benéfico ficará para o possível patrocinador, tendo que saber sobre aspectos estratégicos e operacionais.

Apresentação institucional da empresa promotora

A apresentação institucional é o histórico da empresa. Caso a empresa seja recente e não tenha histórico ou que este seja muito breve, os fundadores podem recorrer a seus próprios históricos para justificar a abertura do negócio.
Esta breve apresentação deve demostrar através de experiências bem sucedidas que a empresa está pronta para executar o evento. Certamente empresas com um bom histórico em organização e promoção de eventos terão maiores chances de atrair a atenção do leitor do projeto.

Estudo do projeto

É indispensável que para vender um produto é necessário conhecê-lo muito bem. Da mesma forma é fundamental dominar muito bem o projeto que se deseja executar, é necessário que se tenha contato com questões mais profundas como a estratégia e o objetivo do projeto para então responder aos patrocinadores que valor o evento trará a eles.

Aspectos estratégicos e operacionais de um projeto de evento

Aspectos estratégicos:

*Missão
*Estratégia e diferenciais competitivos
*Objetivos
*Público alvo
*Target de patrocinadores e critérios de seleção
*Dados que justificam o evento
*Benefícios estratégicos para os patrocinadores

Aspectos operacionais

*Formato do evento ( local, agenda etc.)
*Histórico e justifica dos palestrantes
*Pacote de benefícios operacionais
*Patrocinadores confirmados
*Estratégia de divulgação do evento

*Contrato

Elaboração de material de apoio

Uma vez estruturado o projeto, o promotor deve elaborar um documento convincente e abrangente para iniciar as negociações com os possíveis patrocinadores.
Este documento pode ser redigido em documento de Word, Slides de Power Point, um folheto de impressão gráfica em papel especial ou ainda uma revista de divulgação.
Importante: Quanto maior for o valor esperado de arrecadação, mais arrojada e sofisticada deve ser a apresentação. Ao passo que se o promotor tiver interesse apenas em conseguir apoios a apresentação não precisa ser tão elaborada.
Independente do formato o documento deve ser sucinto para não aborrecer o leitor e suficientemente completo para não deixar informações relevantes de fora.

Conceito do Evento

Posteriormente a apresentação da empresa e de seu histórico ao patrocinador ou empreendedor é necessário que o conceito principal fique definido e bem especificado. Deve-se então utilizar não mais que quatro parágrafos contendo:
* Tema Central
* Missão
* Objetivo principal do evento
* Público alvo

Dados que justificam o evento

O promotor de eventos pode ultilizar dos mesmos dados usados no processo de geração, seleção e teste de idéias para persuadir o patrocinador despertando-lhe um interesse maior em estar realizando o evento. Outra forma de justificar a existência do evento é ultilizar de dados e informações por institutos especializados em pesquisa de mercado. Porém não é sempre que encontramos nessas pesquisas de mercdo todos os dados necessários. Jornal e revistas também podem ser considerados uma outra fonte de informações relacionadas ao tema do evente entre outras. Independente da fonte usada pelos promotores de eventos o principal é que ela deve ter credibilidade.

O público alvo e o perfil dos convidados

È fazer uma apresentação do perfil e das características dos participantes a serem convidados já que estes são de extrema importância para a realização do evento.
È dever do promotor fornecer uma lista que conste os convidados confirmados constando os seguintes itens:
* empresa, nome, segmento de atuação etc...
* profissionais, nome, área da empresa e dados cadastrais, Isso no caso de um evento corporativo a ser realizado.
Como o promotor do evento não tenha como apresentar uma lista mesmo que provisória, descrever de maneira especificar o perfil dos convidados. Se o evento for para pessoas físicas é preciso identificar o número de público e seu perfil para determinar o publico alvo do evento.
Se o evento for realizado mais de uma vez, é interessante que seja citado números e nomes de participação, isso dá credibilidade ao evento e permite ao patrocinador comparar a necessidade de público ao que já foi conseguido pelo promotor

O formato do evento permite uma vizualização do evento, ela deve ser feita de forma em que o patrocinador se sinta dentro do evento. Durante a mesmo
os patrocinadores tem a possibilidade de identificar a divulgação da marca ou do relacionamento.
Neste formato do evento deve conter local onde será realizado, se este local tem ou não a cara do evento, infra-estrutura e se condiz ao valor do investimentos do patrocinador. Neste formato é necessário conter informações como:

* endereço completo
* direção para chegar ao local
* justificativa da escolha onde deve ser bem elaborada e que descreva como forma de se obter um diferencial aos patrocinadores.

Data em que o evento será realizado para que o patrocinador se programe e adeque sua agenda para que não haja imprevistos de outros compromissos já marcados.
Atividades a serem realizados no evento, mesmo se este tiver um período curto é
preciso é preciso deixar bem claro no documento todas as possibilidades de interação entre patrocinador e participantes.

Palestra: è necessário informações sobre eles e sobre o tema da palestra com
tópicos do conteúdo e o motivo porque foi escolhido.

No programa do evento tem que ser identificado o que ocorrerá a cada momento do evento. Sendo antes e depois, mesmo porque os promotores têm que contar com imprevistos caso venha ocorrer.

Cotas de Patrocínio, Benefícios e valores

O documento deve fornecer informações claras e abrangentes, com todos os benefícios oferecidos pelo promotor do evento. Quando se divulga o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio nada mais pode alterado, bob nenhuma hipótese.
As condições de pagamento do valor de patrocínio são:
Parcelado, com reserva antecipada. O evento tem que ter acontecido mais de uma vez com sucesso e o patrocinador é obrigado a fazer a pré-reserva e efetuar o pagamento inicial com um ano de antecedência e parcelar o restante.
Pagamento à vista, com desconto. Mais difícil de ser efetuado, pois o patrocinador tem que desembolsar uma quantia muito grande e de uma vez só, no entanto o patrocinador pode requerer um desconto já que o pagamento à vista significa ausência de juros mensais.
Duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento. É garantido ao patrocinador espaço ou os benefícios da cota escolhida, com uma pré-reserva, ele efetua uma parte do pagamento na assinatura de contrato e a outra após a realização de evento.
Parcelado, conforme negociação dos prazos. É estipulada pelo promotor e pelo patrocinador a forma de pagamento e respeitará o fluxo de caixa do patrocinador, podendo ocorrer parcelas com datas e valores desiguais.

Construção de uma proposta única de valor

No momento em que o promotor estrutura seu projeto ele pode escolher duas formas possíveis: um projeto padrão que atende todas as necessidades dos patrocinadores (que é o mais fácil); ou pode fazer um projeto único para as necessidades de cada um patrocinador (que gera melhor resultado) e é denominado "proposta de valor".
A segunda forma, pode não conseguir atender todas as exigências dos patrocinadores, por exemplo, flexibilidade, criatividade ou estrutura financeira.

Participantes confirmados

Nos eventos corporativos, o promotor pode manter contatos com os possíveis patrocinadores, para que estes estejam sempre atualizados sobre os eventos. À medida que o numero de participantes cresce, aumentam as chances de ele optar pelo investimento.
Atualmente, está se tornando habitual os patrocinadores exigirem a inclusão de clausulas que garantem a presença de determinado público no evento, onde o promotor se compromete a levar um numero de participante e com um perfil preestabelecido. Caso isso não aconteça, o promotor é obrigado a dar desconto sobre o valor total pago pelo patrocínio. Esse contrato é importante para garantir a presença da pessoa convidada e não um substituto.

Patrocinadores confirmados

A divulgação dos patrocinadores que já confirmaram a presença em um determinado evento pode beneficiar a negociação com outras empresas. Para isso acontecer com sucesso, é importante o promotor tomar alguns cuidados com perfis semelhantes, empresas concorrentes e empresas parceiras.
Porem, se a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de fechamento.

Previsão dos resultados da arrecadação de recursos - Capítulo 5

Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Sabe-se que o target é composto pela relação de empresas que serão possíveis investidores em um evento, já selecionadas por níveis de cotas de patrocínio. Porém, é necessário que o promotor de venda de um projeto, passe pelas seguintes fases para completar a venda:
*Suspects: são todas as empresas listadas que são potenciais investidores;
*Prospects: são as empresas com as quais já se fez algum tipo de contato;
*Leads: empresas e pessoas que já responderam de alguma forma ao primeiro contato e expressaram interesse;
*Leads qualificados: são potenciais investidores prontos a receber uma proposta, que têm interesse e orçamento disponível;
*Oportunidades: proposta emitida ao decisor do projeto;
*Vendas: contrato assinado.
Estes passos, formam um funil, denominado funil de prospecção e este, se constitui por ciclo de vendas, cada um, com duração diferente que variam por empresa, por produto e por setor. Estas empresas devem ser classificadas como: de grande porte, de médio porte e de pequeno porte, para que cada uma participe como lhe for conveniente. O que caracteriza maior eficácia do promotor e, conseqüentemente sucesso no projeto, com menor duração e custos envolvidos, é a largura do funil. Quanto mais estreito, melhor.
Foram apresentados pelo livro, dois funis de prospecção como exemplos. Um muito largo e o outro bem estreito, representando a diferença de resultados obtidos numa comparação entre eles. Embora o resultado de vendas e o de valores arrecadados tenha sido o mesmo, o resultado do funil 2 foi muito melhor por que representou um processo de vendas mais curto e um consumo do valor arrecadado menor no custo de venda. Isto significa dizer que, quanto mais curtos forem estes processos, melhores os resultados esperados.
Para se chegar até estes resultados, os promotores já devem ter cálculos estimados para se contactar os suspects, estabelecendo os níveis de cotas e o valor de cada uma e estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.
De acordo com o modelo de planilha apresentado pela autora sobre a evolução do número de potenciais investidores para um projeto, estes foram agrupados em grande, médio e pequeno porte e, estabelecendo-se diferentes graus de sucesso para cada uma, constata-se que as empresas de pequeno porte, tem mais interesses em patrocinar determinados eventos e que, o sucesso de cada etapa, depende muito da experiência de cada promotor. No caso de resultados abaixo do esperado, deve-se buscar maior aprimoramento e eficiência no ciclo de vendas, em alguma outra etapa ou no universo das empresas-target.
Para alcançar resultados favoráveis e trabalhando com as três variáveis que interferem na comercialização de um projeto como, níveis de cotas, valor e número de patrocinadores, é necessário que o promotor tome algumas precauções, como:
* Respeitar a regra custo-benefício, considerando os benefícios de cada nível;
* Verificar patrocinadores-target para cada cenário apresentado;
* Não criar “carnaval” de marcas;
* Não criar dependência de um único patrocinador;
* Simular cenários com até três níveis de cotas.

Identificação, seleção e priorização e provedores de recursos para a realização de eventos - Capítulo 4

Modalidade de obtenção de recursos para o financiamento de eventos:

Uma das maiores dificuldades do promotor de eventos é captar recursos para a realização de seus eventos. Para aqueles que buscam ajuda com patrocínios a concorrência cresceu absurdamente e os patrocinadores procuram os eventos que garantam melhores retornos, sejam eles financeiros ou institucionais.
Existem diversas formas de obtenção de recursos: patrocinadores, co-patrocinadores, patrocínio através de leis de incentivo fiscal, parceira, apoio e venda de ingressos / convites. A opção por uma destas deve avaliar a característica da empresa, o objetivo com a arrecadação da verba e as características do evento.
Patrocínio: Transferência de recursos financeiros de um patrocinador para o promotor do evento ou ação com objetivos promocionais, publicitários ou retorno institucional. Envolve basicamente o investimento financeiro por parte do patrocinador, acrescido ou não da margem de lucro para o promotor, mas existem alguns casos em que o patrocínio pode ser prejudicial ao evento, é necessário avaliar as vantagens e desvantagens de se arrecadar verba com terceiros.
Vantagens do patrocínio:
> Vantagem financeira: Viabilizar financeiramente seu evento quando não se possui a verba necessária para cobrir todos os custos ou parte dele.
> Alavancar a imagem do evento e do promotor: Com a participação de marcas renomadas, o evento pode atrair um público maior ou mais selecionado. A associação de marcas líderes, bem sucedidas ou tradicionais aumenta a probabilidade de divulgação na mídia e confere credibilidade.
> Alavancar os resultados com a participação de parceiros: Ocorre quando a empresa tem parceiros que completam seu negócio e participam na multiplicação de esforços e compartilham despesas e demais resultados obtidos através da parceria.

Desvantagens do patrocínio:

> Efeito sombra: Se a marca dos patrocinadores se sobressai demasiadamente pode ofuscar a do promotor do evento, assim corre-se o risco do evento “ mudar de dono”.
> Dependência: Se um patrocinador for responsável por cobrir total ou grande parte dos custo do evento este pode gerar uma relação de forte dependência e não justificar a relação custo / benefício.
> “ Carnaval de marcas” – Se for necessário que muitas marcas patrocinem os custos do evento, o promotor pode promover um “ carnaval de marcas” e o eventos passa a se de todos e de ninguém ao mesmo tempo, perde-se a referência.
> Amigo concorrente – Quando o promotor sem perceber traz para o seu evento empresas que concorrem direta ou indiretamente e estas passam a disputar o orçamento na mesma área.

Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal: Trata-se de um categoria baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimento nos impostos da empresa, utilizando –se das leis que incentivam projetos culturais ou do terceiro setor. As leis podem ser de âmbito municipal, estadual ou federal e requerem uma série de procedimentos para sua viabilidade.
Existem várias leis e cada uma estabelece critérios, moldes ou normas necessárias a sua aprovação e contam com uma porcentagem limite, de acordo com a versão da lei em vigor, pois estas com qualquer outra podem ser revogadas ou sofrerem alterações. A mais conhecida das leis de incentivo fiscal para patrocinadores é a Lei Federal n.º 8.313 de 1991, chamada Lei Rouanet, que trata de incentivo á cultural Outra muito conhecida é a Lei Federal n.º 8.685 de 20/07/1993 conhecida com Lei do Audiovisual que trata especificamente das obras cinematográficas.
Por se tratar de um assunto completo e que requer sempre atualização torna-se necessário procurar agências oficiais e empresas especializadas em captação de recursos de patrocínio para projetos culturais, esportivos, sociais ou empresariais, estas empresas se intitulam consultoria em marketing, consultoria de comunicação ou consultoria marketing cultural. Estas empresas recebem até 10% do valor obtido na produção do projeto, este percentual é um padrão de mercado mas pode ser negociado entre as partes.

Co-patrocínio: Quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio do evento promovido e organizado por terceiros.

Parceria: É a junção de esforços e recursos complementares de duas ou mais empresas que já atuam no mercado de promoção ou organização de eventos visando objetivos e interesses comuns a seus resultados.

Apoio: Disponibilização de recursos próprios, não financeiros mas necessários ao evento. Normalmente os apoiadores não tem relação direta com o tema do evento, mas os objetivos e estratégias de marketing ou publico alvo são interesses comuns.

O apoio está normalmente ligado as seguintes atividades:

Divulgação do evento: Empresas de mídia e entretenimento são usuais apoiadoras pois são proprietárias de veículos de comunicação e a divulgação dos eventos contribuem para a credibilidade ou status.
Promoção de eventos: Empresas varejistas, de mídia e entretenimento servem como ponto de venda dos ingressos.
Administração da venda e de ingressos: Empresas do setor financeiro podem dar apoio na comercialização e administração da venda de ingressos de um evento, as empresas de cartões de crédito prestam a este tipo de apoio de eventos.
Transporte: As empresas de transporte podem apoiar eventos oferecendo o transporte de convidados e palestrantes ou ainda de materiais para os organizadores.
Pacote de viagens e hospedagem : Empresas do setor turístico e hoteleiro oferecem apoio com hospedagem e transporte necessários.
Infra- estrutura:: Apoio ao evento com infra- estrutura necessária como equipamentos eletrônicos, local para sua realização, palco, estantes, ou iluminação.
Normalmente os apoiadores serão negociados separadamente do patrocinadores já que envolvem outros critérios não financeiros.
Quando há venda de ingressos e convites que são uma forma de obtenção de recursos é comum não haver patrocinadores, é mais comum a participação de apoiadores que não precisam participar financeiramente.

Identificação do Universo de possíveis Patrocinadores

O promotor deve ter em mente os principais objetivos ao realizar o evento e contatar os patrocinadores, desse modo saberá a melhor forma de arrecadar recursos e a quantidade exata de patrocinadores.
As empresas têm como objetivo buscar recursos com diferentes propósitos. Dependendo do evento realizado buscam cobertura total ou parcial dos gastos.
Algum dos objetivos da empresa através da arrecadação de recursos, enquadra-se nos objetivos da empresa e dos patrocinadores, são eles:
· Cobrir parte dos custos
. Cobrir todos os custos
· Lucro
· Difusão de idéias
O objetivo do promotor é encontrar um patrocinador que tenha uma grande participação no evento principalmente ao arcar com as despesas do evento, sendo que é estabelecido por ele limite mínimo e Maximo na participação dos patrocinadores.
Cabe ao promotor identificar e selecionar os patrocinadores, já que encontra empresas de vários segmento o que pode ser uma tarefa um pouco trabalhosa, despertando duvidas aos patrocinadores contatados dificultando a aceitação do patrocínio do mesmo. O promotor deve percorrer ao mercado e listar todos os segmentos, portes e categorias de empresas que possam se interessar pelo evento.
Para a identificação de segmentos deve contar na lista do promotor as seguintes categorias:
· Segmentos direta ou indiretamente ligados ao evento
· Parceiros independentemente do segmento ao qual pertencem, todas as empresas parceiras de negócios do promotor do evento.
Logo abaixo serão citados segmentos diretos considerados por um promotor que pretenda idealizar o evento.
. Laboratórios farmacêuticos
· Farmácia, higiene e cosméticos.
· Seguro-saúde
· Equipamentos de ginástica
· Confecções esportivas
· Hospitais
· Setor Agrícola
· Hotéis de Lazer e spas dentre outros
Segmentos Indiretos:
· Companhias Aéreas
· Mídia e entretenimento
· Agências de Turismo
· Cursos de língua estrangeiros
· Bancos e previdências privadas
· Confecção Médica dentre outros.
Como os parceiros estão relacionados com as empresas e necessário que o promotor as enumere e depois verifiquem a possibilidades para que não haja conflitos entre parceiros e segmentos, caso contrario os parceiros devem ser os primeiros a serem contatados.
Devido às várias modalidades de arrecadação de verbas para a realização do evento é preciso a identificação do que será oferecido aos patrocinadores, apoio e parcerias. Evitando situações desfavoráveis ao promotor, como prejuízos financeiros no oferecimento do apoio.
Os segmentos diretamente relacionados ao tema do evento, e os parceiros investem em patrocínios, tendo objetivos similares aos do promotor do evento já os indiretamente ligados terão na maioria dos casos interesses apenas em apoios ou em cotas de patrocínios menores.

Relação de empresas-alvo

Para um melhor entendimento dos investidores do evento é necessário fazer uma tabela com divisão das empresas em pequeno, médio e grande porte.
Essa classificação pode ser feita de duas maneiras: a primeira é para os patrocinadores, que é dividida em seguimentos das empresas e em seu porte; a outra é para parceiros, onde é preciso ordená-las por seguimento de cada empresa e conferir conflitos com os demais patrocinadores, é numerada a quantidade de empresas, seu seguimento e possíveis conflitos.
Para a busca de apoio é melhor identificar os seguimentos relacionados, e depois procurar as instituições colaboradoras. O quadro é dividido por seguimentos, numero de empresas e o porte de cada uma, os seguimentos são: mídia e entretenimento, transporte, pacote de viagem, distribuição de produtos amostra ou degustação, administração financeira da venda de ingressos e outros seguimentos.

Identificação do potencial de arrecadação dos seguimentos-alvo

Para calcular a verba arrecadada, para realizar um evento, é somar o total de investimentos dos parceiros com o total dos valores arrecadados dos patrocinadores.
O promotor precisa realizar uma seleção para a escolha de patrocinadores do seu evento, podendo avaliar os seguintes aspectos: o perfil das empresas; objetivos de marketing; estratégia de eventos; orçamento destinado a eventos.
È necessário haver uma pesquisa sobre os patrocinadores, não somente com informações básicas, mas sim com algumas mais complexas, como por exemplo, as relacionadas com a parte financeira da empresa. Essas informações e dados podem ser encontradas na mídia.
O formulário usado pra qualificar ema empresa deve conter o nome dela, endereço, telefone, faturamento anual, descrição do negocio, estágio do negocio, breve histórico, produtos e serviços, principais concorrentes, principais fornecedores, principais clientes, principais executivos e as ultimas noticias da empresa.
As empresas preferem patrocinar eventos que estejam relacionado diretamente aos seus objetivos e planos de marketing e o promotor tem acesso aos objetivos dos clientes por três motivos: quando já existe um relacionamento entre o cliente e o fornecedor; quando o promotor utiliza pesquisas internas e externas; e quando o promotor já havia selecionado investidores com maior propensão à compra de seu evento.
As possibilidades de marketing podem ser dividida em três categorias: Objetivo de crescimento, onde a empresa pretende promover a aproximação e o contato pessoal das empresas com seus clientes; objetivo de aquisição, a empresa quer aumentar a base atual de clientes; objetivo de consolidação, são aquelas empresas que estão sendo ameaçadas por partes de novos concorrentes.

Analise dos componentes do plano de Marketing

Em 1º lugar, é preciso que o promotor de eventos determine a utilização dos recursos de forma sistemática ou variando a cada ano. É importante a exata distribuição dos recursos. A distribuição deve atender aos objetivos de cada atividade:
1) Exposição da marca - investimento em propaganda e publicidade;
2) Relacionamento - visar a satisfação do cliente, usando marketing, desenvolvimento de produtos, pesquisas e outras formas de relacionamento;
3) Vendas - promoções, merchandising e televendas.

Modelo de negócio

Há dois modelos: B2B (Business-to. Business) e B2C (Business-to-Consumer). Cada modelo tem característica próprias que influenciam em propensão da empresa em investr:
Para o alcance dos objetivos é importante observar 4 possibilidades: novos produtos para clientes atuais; novos produtos para clientes novos e atuais produtos para clientes novos.
Na impossibilidade de acesso ao responsável pela área de Marketing, pode-se usar fontes externas: observar a mensagem das ações de marketing, dando atenção à coerência relacionada aos objetivos da empresa.

Estratégia de eventos

Estudar as diversas estratégias: empresas que investem em eventos sempre com as mesmas características e empresas que não têm experiência de participação em eventos. No 1º caso experimentar a viabilidade da proposta. No 2º caso é preciso relacionar os eventos com os objetivos através do conhecimento do assunto sobre cada empresa. Os investimentos podem ser distribuidos entre exposição de marca, relacionamento e vendas como foi visto anteriormente.

O atendimento a cada objetivo é relacionado ao valor que cada um terá no mesmo evento. A pesquisa com fontes externas pode identificar eventos que podem ser realizadas de formas semelhantes. Obedecendo-se a modelos de formulários para levatamentos de eventos, pode-se contabilizar os percentuais, relacionando-os com o evento a ser realizado.

Compilação dos dados

Considera apenas aspectos importantes e cada empresa tem os seus, que de modo geral estão relacionados com: volume que é numero de eventos que a empresa realiza ou participa; sazonalidade, oscilação da participação da empresa em eventos; forma de participação fica a critério da própria empresa, algumas priorizam eventos próprios e outras preferem particapacao nos eventos de terceiros; objetivo principal, estratégia de crescimento ou consolidação, valorizando a aquisição de novos clientes; tipo de evento é da preferência do empreendedor que pode ser uma oferta dentro do seu perfil.

Analise dos resultados

Objetivo de vendas: eventos que promovam e permitam a venda ou a negociação no próprio local.
Objetivo de exposição da marca: o evento pode ter a finalidade principal de venda, mas muitas vezes ocorre um paralelo com a exposição de novas marcas.

Orçamento destinado a eventos

É definido pela própria empresa estabelecido apos estratégias de ação, ou seja, fica a critério da empresa o quanto ela disponibilizará para a promoção do evento, pois esse tende a consumir um percentual muito grande do orçamento total.

Priorização das empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores

O patrocinador , já ciente da dificuldade em encontrar patrocinadores, tem em mãos uma lista com nomes de possíveis investidores para seu evento, já que cada empresa interessa em patrocinar eventos que estão relacionado com seu perfil.
O promotor deve analisar: valor de imagem (se o patrocinador traz credibilidade ao evento); relacionamento (é mais fácil conseguir patrocínio se já houver um relacionamento entre o promotor e o patrocinador); potencial de investimento (analisar o faturamento de cada empresa e seu orçamento de marketing); histórico de investimento (avaliar se o patrocinador tem um histórico favorável); alinhamento do evento (quando o patrocinador está atuando no mesmo campo do evento).
Para aplicar a planilha, deve-se listar as empresas do seguimento e anotar o valor das notas atribuídas em cada critério e analisar se o patrocinador irá ser favorável ou não ao evento.

Definição e divulgação das must win

A lista com todos patrocinadores do evento, onde é divulgado o nome das empresas potenciais investidoras que aja um atendimento prioritário e especial dos organizadores do evento, assim que for estabelecido o primeiro contato.

Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio - Capítulo 3

> Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio
Após a definição das atividades realizadas no evento, o ponto mais importante é o público alvo. Identificar qual a melhor forma de oferecer benefícios aos patrocinadores.
Os benefícios aos patrocinadores devem estar relacionados com os objetivos do evento, exemplo: exposição da marca, relacionamento e venda.
Existe algumas possibilidades e regras necessárias para garantir a oferta de benefícios aos patrocinadores, sendo que, o promotor pode optar por elas, levando em consideração o objetivo do evento e os recursos disponíveis.
O promotor ao realizar o evento, ele expõe a marca dos patrocinadores da melhor forma possível, proporcionando de uma certa forma benefícios aos patrocinadores para a geração e exposição da marca.
Segue abaixo algumas formas de exposição da marca do patrocinador:
. Divulgação na mídia;
· Assessoria de imprensa;
· Peças de divulgação;
. Merchandising.

> São inúmeras as possibilidades de merchandising:
-Pode estar inserido logomarca em material de sinalização do evento, como banners, cartazes, painéis eletrônicos, telas projetadas, entre outros. Porem todos deve seguir um determinado padrão, observando também a localização e quantidade a serem expostas.
-Distribuição de material promocional da empresa durante o evento, ou seja, se o promotor do evento permitir que os patrocinadores distribuem folhetos para os participantes, mas é importante ter um planejamento para não se transformar em transtorno entre os convidados, então é necessário limitar uma quantidade para cada patrocinador.
-Entrega ou sorteio de brindes é interessante para os convidados gerarem uma visão de exposição positiva da marca, mesmo os brindes não sendo de sua própria marca. Os promotores também lucram com essa ação, pois o evento se torna mais sofisticado e atrativo, quando há sorteios ou brindes.
-O patrocinador pode apresentar seus produtos através vídeos instcional para o público geral. Quando isso acontece o promotor deve tomar alguns cuidados como, por exemplo: limitar o número de patrocinadores e o tempo de duração de cada vídeo.
-É comum durante os eventos acontecerem dos promotores anunciarem os nomes dos patrocinadores, como forma de agradecimento.

> Patrocínio do translado
Quando o evento envolve o deslocamento dos participantes, é possível oferecer cota de patrocínio de todo o percurso. O patrocinador pode deixar sua marca exposta nos primeiros contatos que os participantes terão com evento, antes mesmo de chegar no local, como podemos citar: capas para o encosto do ônibus ou avião, copos e talheres estampados e entretenimento a bordo.

> Patrocínio do Keynote speaker
Oferecer a possibilidade de patrocinar, com exclusividade, o principal palestrante, garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação, como a estadia, transporte e refeição. Esses patrocinadores terão o direito de expor sua logomarca durante o evento e apresentação do palestrante e um discurso prévio do patrocinador.

> Palestras durante o evento
Para que o patrocinador fique satisfeito e divulgue seu produto, é interessante que disponibilize pequenas palestras para que eles apresentem o que estão vendendo, normalmente ocorrendo entre as principais atrações do evento. Assim atraindo futuros patrocinadores, onde o próprio interage com seu público-alvo. A ordem destas palestras deve ser escolhidas com antecedência e divulgadas juntamente com o evento, os patrocinadores com uma coto mais alta, realizará a palestra em horário nobre, e quem fechar contrato primeiro também ficará em uma boa posição.
As palestras devem ser organizadas antes, e repassadas para a organização do evento, que deverá analisar o conteúdo, percebendo se tem ligação com o tema central, e também para ser divulgado concomitantemente com o evento.
Palestras pequenas de 30 minutos em média, pois é o tempo para passar a idéia central dos produtos e serviços e para que o público queira fazer algum contato com este patrocinador, e também é necessário que os palestrantes faça uma lista com antecedência, do que usará nesta, para que a organização adquira com antecedência este material.
Outra dica importante é a escolha do próprio palestrante, que deverá ter uma fácil comunicação com o público, ter facilidade para falar, e os patrocinadores deverão enviar um pequeno histórico dos palestrantes, para que a organização tenha uma pequena noção, pois influenciará no resultado final do evento.
Quando se oferece para os patrocinadores estandes ou espaços exclusivos, têm que ter um critério de escolha dos locais, em relação ao valor das cotas, ordem de chegada e antigos patrocinadores, caso tenha ocorrido edições anteriores.
As atividades esportivas, caso haja em seu evento, deve conter propagandas de todos os tipos ao longo das quadras, ou local para o esporte, além de materiais para a execução do esporte, como exemplo camisetas, bonés, bolas, garrafinhas de água, toalhas, etc.
Para incrementar e colocar seu evento em um patamar um pouco mais alto seria interessante o contrato de uma ou mais celebridades da área esportiva, tendo sessão de autógrafos exclusivos para os convidados dos patrocinadores, e campeonatos exclusivos também, entre outras coisas.
Para almoços, jantares, coquetéis, e cafezinhos, os promotores podem também oferecer espaço para alguns patrocinadores expores, como cartazes, logomarcas nos guardanapos e nos copos, escolha do cardápio, contrato de um chefe de cozinha, entre outros.
Salas de relaxamento ou beleza podem ser oferecidos por empresas que não estão relacionadas com tema central do evento, mas com o mesmo público, que pagará uma cota menor de patrocínio, pois é um produto específico, mas os patrocinadores fixos, também podem participar desta área para mostrar interesse na saúde dos clientes.
Se houver shows e/ou cursos de aperfeiçoamento pessoal no evento, mas não como principal, oferece-se cotas de patrocínio, como apresentação, exposição da logomarca, brindes, vídeos etc.
Salas de Internet grátis podem ser colocadas com cotas de patrocínios, onde empresas da áreas têm este interesse, podendo colocar ajudantes uniformizadas para ajudar os participantes, colocando sua logomarca nos computadores e no local.
Todos patrocinadores têm o direito de colocar sua logomarca nos panfletos, cartazes, e divulgações do evento.

> Estratégia pré e pós-evento
Apesar do nome pós-evento, as ações devem ter início antes da realização do evento e continuar durante a execução. O promotor não é obrigado a apoiar os patrocinadores no desenho da estratégia, mas se torna um grande diferencial do evento se patrocinador e promotor estiverem de comum acordo no suporte das ações desenvolvidas. Podem ser oferecidas as seguintes idéias aos patrocinadores:
O RSVP (iniciais da expressão francesa “Répondez, s`il vous plaît”) captador de ações que podem ser executadas, para a garantia do evento e que são altamente atrativas para o patrocinador.

> Pós-evento:
· Pesquisas de perfil. É disponibilizado para o patrocinador o perfil dos confirmados, para que ele se prepare melhor para interagir com eles.
· Pesquisas específicas para o evento. Possibilitam ao patrocinador informações ricas para se adequar ao evento. Podem ser feitas perguntas como, intenção de compras, pesquisas de interesse em palestras. Com o resultado o patrocinador pode definir com maior eficácia o conteúdo do próximo evento.
. Pesquisa de lembrança de marca. Obter a proporção do impacto do evento em sua marca.
· Pesquisa de conteúdo. Caso o patrocinador tenha interesse de entender o funcionamento do evento.

> Pré-evento:
Após a obtenção das informações colhidas anteriormente, o patrocinador pode interagir com os confirmados mesmo entes da data do evento. Como por exemplo:
Envio de material promocional. Com o intuito de apresentar o determinado assunto o convidado previamente selecionado.
Reforço do convite. Carta personalizada a fim de reforçar o convite do evento.
Envio de brindes. São objetos relacionados ao evento, e enviado para empresa ou ate mesmo a casa dos convidados confirmados.
Pesquisa de conteúdo. Questionários rápidos, enviados antes do evento com conteúdo exclusivo de seu interesse. Os participantes devem preencham e depositem no dia do evento, promovendo o patrocinador e oferecendo um presente a todos que preencherem a pesquisa.

> Mailing dos participantes:
Importante para qualificar os confirmados do evento, a lista dos convidados que compareceram o que é para identificar o público com o qual os patrocinadores poderão manter contato após o evento. Durante o evento são coletadas informações dos participantes em relação a seus interesses, dados pessoais, áreas de possíveis interesses, o acontecimento que mais despertou sua atenção etc. A essa lista de informações o promotor de eventos pode agregar uma pesquisa de avaliação e qualificação com a participação ou não dos patrocinadores na elaboração do conteúdo.

> Envio de Material:
Após o evento o patrocinador pode estar enviando cartas de agradecimento personalizadas, folhetos direcionados aos interesses dos participantes, informações a respeito da empresa e de suas futuras atividades inclusive com calendário especificando as datas dos eventos.

> Pós-evento:
Um dos principais interesses do patrocinador é manter e fortalecer o vinculo com os participantes não somente por meios de correspondência, mas pelo contato pessoal. Para que aconteça o sucesso deste objetivo o patrocinador conta com as táticas que podem ser oferecidas pelo promotor de eventos como: a criação de atividades na área de esporte, debates de um assunto de interesse comum, encontros pré-agendados, entre outras.

> Administração do mailing e das ações:
Todas as ações pré e pós-eventos dependem de estrutura e bom planejamento. O promotor de eventos oferece parte de sua estrutura dedicada à organização do evento e também ao planejamento pré e pós-evento vindo isso a ser um potencial de negócios para ele montar uma estrutura separada dedicada exclusivamente a administração do mailing e de ações de relacionamento. Sendo assim o promotor de eventos irá oferecer a organização antes, durante e após o evento.

> Avaliação do evento
Oferecer ao patrocínio o resultado da avaliação do evento, com diversas análises de participantes como um todo é certamente vantajoso. Essa ação facilitará as negociações do patrocínio como também do promotor de eventos para que ambos possam entender os pontos fracos e fortes que servirão como base para a melhoria dos próximos eventos.

> Identificar o custo do evento
O valor do evento é sem dúvida a fase mais importante da estruturação do projeto. É uma tarefa complexa onde o promotor de eventos precisar garantir sua margem de lucro e ao mesmo tempo atrair investidores. Para isso o promotor deve levantar todos os custos envolvidos no evento, conhecer esses custos mesmo que por base, delimitar o nível mínimo de arrecadação ou a base do nível máximo de receita quando o evento tem esse propósito.
Apesar de não ser viável dispor os custos com precisão, a análise pode ser realizada considerando os itens de maior valor financeiro e de maior peso. Para o custo desse itens pode-se atribuir peso de 60% a 80% sendo que o ideal é que seja levantado o maior número de itens possíveis. O custo levantado com os custos não previstos, total esse denominado custo final estimado passa a ser considerado o orçamento do evento.
Apesar do nome pós-evento, as ações devem ter início antes da realização do evento e continuar durante a execução. O promotor não é obrigado a apoiar os patrocinadores no desenho da estratégia, mas se torna um grande diferencial do evento se patrocinador e promotor estiverem de comum acordo no suporte das ações desenvolvidas. Podem ser oferecidas as seguintes idéias aos patrocinadores:
O RSVP (iniciais da expressão francesa “Répondez, s`il vous plaît”) captador de ações que podem ser executadas, para a garantia do evento e que são altamente atrativas para o patrocinador.

> Fase de baixa concorrência (fase I)
Para calcular o valor do evento, tempos atrás, o preço do produto ou serviço era definido considerando-se o lucro pretendido pela empresa e o custo de seu fornecimento, de acordo com fatores internos, ou seja, (preço = margem + custo). Tudo o que restava ao patrocinador era barganhar com o promotor que, se levasse a barganha adiante, perdia um pouco na margem de lucro e não havia outro comparativo.

> Fase de alta concorrência (fase II)
Fase em que havia um alto índice de concorrência entre os eventos que passaram a ser similares até mesmo em relação ao público-alvo. O que passou a afetar seriamente a questão de preços, como fator decisivo, uma vez que o mercado passou a ditar os valores. Assim sendo, os custos passaram a ser vistos com mais empenho e dedicação, se tornando desafios para os profissionais da área (margem = preço – custo). É necessário então, considerar fatores internos e externos.
Um fator que contribuiu muito para esta situação foi a abertura do mercado de informática pelo governo brasileiro que facilitou a abertura de grandes feiras de produtos e serviços nesta área

> Fase da busca pela vantagem competitiva (Fase III)
As empresas de eventos que aplicaram os mecanismos de conquista da vantagem competitiva, onde se procura entender melhor as necessidades e os processos de compra de seus clientes, tem apresentado resultados mais expressivos que seus concorrentes. Para alcançar o sucesso é necessário diferenciar-se de seus concorrentes; esta diferenciação pode ocorrer das seguintes formas:
·Diferenciação no segmento: Significa que a empresa antecipou uma tendência ou um segmento ainda pouco explorado, mas com bom potencial;
·Diferenciação nos serviços: Ocorre quando a empresa diferencia-se das demais na prestação de serviços que acompanham a execução do evento;
. Diferenciação no atendimento: Diz respeito á cordialidade, simpatia e presteza acompanhadas do conhecimento técnico necessário á execução do serviço, o que é bastante observado pelos clientes e pode fazer com que uma empresa se diferencie da outra;
. Diferenciação na imagem: São em geral empresas de outros segmentos que conseguiram êxito na área de eventos, o que fez com que o nome da empresa seja associado á competência e gere um leque de clientes fiéis.
Estabelecer preço ao evento é cada vez mais uma tarefa complexa, é necessário observar os fatores internos de custo e geração de receita e acompanhar a concorrência do mercado entre outros fatores.
O melhor preço está sempre associado ao atendimento amplo e eficaz das reais necessidades dos clientes, gerando produtos e serviços diferenciados que se comparados ao produto do concorrente possa estar isento de comparativo de valor.
Preço = Imagem + Custo.
Existem três possibilidades de divisão do valor total do evento em cotas de patrocínio:
Um único patrocinador:
Dependendo do valor necessário para cobrir os custo parcial ou total do evento, a empresa pode optar por obter apenas um patrocinador, o que facilita no processo de negociação e é mais rápido, porém se o maior objetivo do patrocinador for exposição de sua marca ele pode acabar com a posição de “ dono do evento”.
Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares:
O promotor oferece apenas um nível de cota, dividido eqüitativamente entre todos os patrocinadores. Não é vantajoso, porém, para empresas de portes e condições financeiras diferentes, pois uma empresa de grande porte naturalmente irá exigir condições e benefícios diferenciados.
Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados:
Neste caso o valor é distribuído em proporções diferentes entre os patrocinadores, mas este critério de divisão não é vantajoso caso o promotor não possua benefício suficientemente diferenciados para comportar mais de um nível de cota de patrocínio.

Estruturação da idéia de um evento em projeto - Capítulo 2

Determinação do conceito do Evento / Tema central e Missão

Os três principais pontos da conceituação de evento são: tema central, missão e objetivos.
O tema central é a principal ligação com o público-alvo, sendo na maioria das vezes o título do evento onde deve ser bem elaborado, pois determina, em muitos casos, o seu sucesso.
Alguns eventos que ocorrem com certa periodicidade, têm um nome principal, um tema central e desenvolvem também um subtítulo, no qual faz a diferenciação de cada edição.
Defina bem seu público-alvo, pois quanto mais específico o eventos, quanto mais direcionado, com um título que diz muito sobre o que é na verdade o evento, de que se trata, mais chance de ser bem sucedido.
A missão é uma das bases do tripé que está especificado o que os promotores do evento desejam, sendo uma missão durável, de médio longo prazo, um conceito do evento em resumo, não podendo ser muito grande, e também o que este evento acrescentará para o mercado.
A definição e divulgação de forma correta da missão para todas as pessoas que estão envolvidas de alguma maneira no evento é de fundamental importância para um bom trabalho.

Objetivos / Objetivo principal

Os objetivos são divididos em duas classificações: principal e secundários. Definir os objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos. Esses resultados devem ser apresentados ao promotor e identificados também aos patrocinadores do evento.
O promotor do evento deve descrever então o objetivo principal deixando explícito se o evento tem como propósito o relacionamento; a divulgação da marca; ou a execução de negócios e vendas. Não se recomenda em um único evento abranger os três objetivos, pois com isso surge uma grande probabilidade de se perder o foco principal.
Se um apenas dos três objetivos for destacado esse será o objetivo principal do patrocinador, e a possibilidade de sucesso é grande. Mas se o patrocinador se deparar com vários focos diferentes pode não querer apostar na proposta e optar por outros eventos onde o objetivo principal seja previamente definido em um dos três apresentados.

Objetivos Secundários

É necessário identificar quais são os outros objetivos dos patrocinadores atendidos no projeto, é essencial que estejam descritos os objetivos e razões que justifiquem o investimento do projeto, fazendo isso, abre-se um leque de opções e oportunidades de investimentos no evento, o que acaba atraindo também outras empresas.
Objetivos:
Aumentar a rede de relacionamentos para aumentar as vendas colocando as empresas patrocinadoras junto aos mais importantes e qualificados profissionais do mercado.
1. Aumentar a rede de relacionamentos para aumentar as vendas colocando as empresas patrocinadoras junto aos mais importantes e qualificados profissionais do mercado.
2. Os encontros possibilitam a troca de informações, experiências e perspectivas sobre o setor.
3. Criar conferências a fim de fornecer informações valiosas e necessárias para a condução das empresas no mercado competitivo.
Objetivos secundários:
A - Desenvolver ferramentas de relacionamentos exclusivos;
B - Possibilitar antes, durante e depois do evento oportunidade de contatos pessoais facilitando assim um aumento de negócios na rede;
C - Promover a marca e o negócio para todos os participantes do evento.

Identificação do Público-Alvo e Perfil dos Convidados

Quando uma empresa ou uma pessoa decide fazer um evento, é necessário definir o público alvo de acordo com o que se deseja apresentar. A seleção do público alvo, sobretudo nas grandes empresas, deve ser rigoroso porque isto vai gerar uma resposta e vai depender, principalmente do marketing. Normalmente, nas grandes empresas, o público-alvo são profissionais do mesmo ramo, composto de pessoas jurídicas. Já as pessoas físicas só são determinadas pela quantidade de público esperado. Ou mesmo se pode encontrar eventos para atender os dois tipos de público, o que permite manter o foco por meio da: comunicação e divulgação, único formato, única estratégia de arrecadação de verba e avaliação.
Um evento empresarial normalmente é mais específico quanto a: expectativa do número de empresas participantes, segmentação das empresas obedecendo a critérios de avaliação, número de profissionais participantes, segmentação dos profissionais obedecendo também a critérios de avaliação como: cargo, área funcional, relacionamento, perfil, etc.
O público-alvo de eventos de pessoas físicas compreende: expectativa do número de participantes, segmentação por região, idade, sexo, nível social, ocupação, nível educacional, religião, raça, nacionalidade, classe social, perfil de consumo, etc. e expectativa de audiência durante a divulgação.

Escolha da data

Pelo fato do evento envolver três diferentes categorias de pessoas (convidados, patrocinadores e promotores), deve-se atender a todos. Então tem que levar em contas alguns aspectos:
1. Pesquisar outras datas comemorativas nos calendários regional, nacional e internacional;
2. Pesquisar eventos concorrentes para saber se o direcionamento é para o mesmo publico alvo e para não coincidir a data;
3. Considerar dias da semana mais apropriados, sendo as terças e quintas-feiras os dias em que poderão reunir o maior numero de publico;
4. Evitar os primeiros e os últimos dias do mês, pois as pessoas estão preocupadas com resultados financeiros;
5. Verificar a sazonalidade, observar os momentos propícios para apresentar os produtos e os momentos para vender os mesmos.

Definição do local

Para a escolha do local devem ser considerados alguns aspectos:
- Verificar se o local tem a “cara” do evento: o publico alvo deve combinar com o local do evento. Observar a região geográfica e os níveis socioeconômicos dos convidados.
- Se o local tem infra-estrutura necessária: levar em consideração se o local tem estacionamento, atendimento na recepção, tecnologia, tamanho, limpeza e segurança.
- Analisar se o local condiz com o orçamento disponível: avaliar o custo/beneficio que terá no resultado final.

Atividades

As atividades devem variar de acordo com o objeto de evento, ou seja, o tipo de evento que será realizado interfere na escolha da data e do local.

Palestras

Uma das funções do promotor é realizar palestras no desenrrolar do evento, sendo que é sua função recorrer de forma complementar (estar atento aos contratempos que podem vir acontecer durante o evento e ter soluções simples para tentar solucioná-los) garantindo a credibilidade por dos participantes do evento.A internet é uma grande ferramenta de trabalho para o promotor de modo que este pode consultar o histórico do palestrante contratado a disponibilidade de datas e horários. Uma das opções do promotor é contratar uma agência de marketing, mesmo que esta cobre uma taxa pela prestação de seus serviços, o promotor terá a tranquilidade de que tudo ocorrerá satisfatóriamente.O promotor realiza uma reunião com o palestrante após o fechamento de contrato , para alinhar alguns procedimentos, objetvos e estratégias do evento.O objetivo de realizar reuniões privadas com as pessoas do interesse do patrocinador, signfica pontos positivos no projeto.A maioria dos eventos realizados oferecem momentos de lazer aos convidados que varia do mais sofisticado ao mais simples, o que representa uma oportunidade de interação entre patrocinador e o público convidado. As ações sociais e de entretenimento incluem atividades esportivas, almoços, jantares, coqueteis, sala de relaxamento e beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de internet e visitação exclusiva.

Estandes para exposição e vendas

Necessariamente os estandes não têm a intenção de vender ou comprar. Os estandes podem exercer, funções diferentes, conforme o objetivo proposto por cada evento, como exposição e demonstração de produtos ou serviços, gerar relacionamento e vendas e comercialização de produtos, mas para que ocorra a comercialização de produtos os estandes devem se adequar ao perfil do evento.
É de responsabilidade do promotor do evento, a escolha do tamanho do espaço preenchido pelo estande, e para esta escolha existem três possibilidades:
· Estandes padronizados: São usados quando a exposição não é a principal atração do evento. Ex.: Os congressos, onde os organizadores podem expor ou vender produtos relacionados ao tema do congresso.
· Estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador do evento: Fica a critério do promotor, o visual e o tamanho dos estandes, que pode ou não estar incluso no pacote do patrocínio.
· Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador: O promotor oferece apenas o espaço onde será estalado o estande, ficará a critério dos patrocinadores o visual, o tamanho e a contratação de uma montadora, fora do evento que organize o seu estande.

Programa

O programa é o planejamento do evento, é necessário definir horários de início e término, dias de duração, horários e locais de refeições, mapa de acesso a atividades ou palestrantes e o conteúdo de cada atividade proposta pelo evento. Todos os passos devem ser cuidadosamente elaborados e divulgados para a equipe envolvida no evento.

Geração, seleção e teste de idéias para eventos - Capítulo 1

Geração, seleção e teste de idéias para eventos

As rápidas mudanças do mercado vêm obrigando as empresas a repensarem seus modelos de negócios e suas estratégias. Cada vez mais é necessário ser inovador e criar produtos diferenciados no mercado devido a grande concorrência. Aí é que surgem as idéias criativas.
Durante o processo de criação, surgem várias idéias mas, é necessário identificar qual a melhor dentre todas, através de um processo estruturado em três etapas:
Geração – Seleção – Teste

Geração de idéias

Quando uma empresa ou um profissional tem uma idéia de eventos, normalmente o tempo disponível para a execução é pouco. Então, não há uma diversidade de idéias para que se possa testar a possibilidade de erros ou acertos e, mesmo quando há esta possibilidade de gerar muitas idéias, poucas são aproveitáveis. As fontes de geração de idéias, são:
· Observação – que envolve todo o processo de criação. Quanto mais observador, maior a possibilidade de boas idéias;
· Auto-análise – capacidade de reflexão sobre as contribuições para as empresas;
· Leitura – um bom leitor possui maior capacidade de criação porque possui diferentes pontos de vista sobre diversas realidades;
· Brainstorming – Exposição de todas as idéias, de todos os profissionais e setores de uma empresa;
· Network – É o conhecimento e as conversas informais que levam a gerar boas idéias.
São muitas as fontes de geração de idéias, podendo ser internas e externas à empresa.

Fontes internas

O profissional responsável por criar eventos, pode buscar idéias em várias fontes:
· Clientes – ouvir sugestões dos clientes da empresa;
· Fornecedores e parceiros de negócios – estes se relacionam com outros setores e, por isto, podem relatar experiências diferentes;
· Concorrência – traduz estratégias e táticas através de seus eventos;
· Outros eventos – observar outros eventos é uma questão importante para analisar as falhas para que não ocorra em seu evento;
· Outras fontes – a leitura de qualquer veículo de comunicação é necessário para obter informações sobre o assunto.

Fontes externas

O profissional por criar eventos, pode buscar idéias em várias fontes:
. Cliente: ouvir sugestões dos clientes da empresa;
. Fornecedores e parceiros de negócios: estes se relacionam com outros setores e por isso podem relatar experiências diferentes;
. Concorrência: traduz estratégia e táticas de seus eventos;
. Outros eventos: observar outros eventos é uma questão importante para analisar as falhas, para não ocorrer em seu evento;
. Outras fontes: a leitura de qualquer veículo de comunicação é necessário para obter informações sobre o assunto.

Seleção das Idéias

Segundo a autora Giacaglia, depois de um bom número de idéias coletadas devem ser selecionadas as melhores, mesmo que seja difícil descartar as idéias interessantes.
Todas as idéias são avaliadas seguindo critérios já propostos, pela empresa, quanto menos idéia mais fácil se torna a escolha. Devem ser analisadas rapidamente observando seus pontos fortes e fracos, enquadrando a idéia no objetivo pretendido. Quanto mais simples o processo de escolhas melhor e mais eficazes serão os resultados.

Processo de seleção das idéias

Demanda: Considera aspectos externos a empresa como, por exemplo, a existência e tipo de demanda, valor da receita e participação de mercado diante a concorrência “quanto mais alta for à demanda, mais a esquerda deve ser posicionada”.
Competência Interna: Visa aspectos como, capacidade técnica de execução da idéia, custo à viabilidade do projeto, impacto no negócio dentre outros. “Quanto maior for à competência interna da execução, mais acima a idéia deve ser posicionada”.
As idéias são divididas em quadrantes, ou seja, mais chances de darem certo, necessidade de altos investimentos, restrição de demanda e menos chances sendo que estas são descartadas por representar baixa demanda e baixa competência.
“O processo de seleção de idéias pode ser executado, conjunta ou separadamente pelos profissionais da empresa das áreas de vendas, marketing, produtos, pesquisa ou pela direção da empresa”.

Grau de inovação

Dentre várias idéias apresentadas seleciona-se uma e analisa o valor real e único ao cliente e a possibilidade que a mesma tem de perdurar por longo tempo. Avaliar o nível de inovação e diferenciação de uma idéia no mercado é um procedimento indispensável. A autora diante disso sugere uma metodologia para analisar o nível de diferenciação e inovação.
A metodologia consiste em apresentar seis questões (Quadro 1.1) que serão respondidas pelos responsáveis da análise. De acordo com as respostas a uma variação (alto, médio ou baixo) no grau de inovação da idéia. Esse processo pode ser utilizado caso haja um número maior de idéias geradas, comparando-se os resultados para cada uma.

Testes e avaliação das idéias selecionadas

A idéia selecionada pode eventualmente ter sido escolhida por um processo de busca a fontes externas da empresa. Recomenda-se então que ela passe por testes, agora como conceito, para o mesmo nicho, antes de concluir seu desenvolvimento e execução.
Em indústria de bens e consumos esses testes são feitos por meio de focus groups e pesquisas presenciais de apreciação e de intenção de compra. No ramo de eventos não é possível realizar pesquisas in loco com o produto, pois ela não é um produto físico. Como recurso nesta situação pode-se usar material impresso que relate a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características do evento.
Uma vez que a idéia é criada, selecionada e testada entre outras o promotor de eventos passará para a próxima etapa do processo que é a estruturação da idéia selecionada.

CONCLUSÃO

De acordo com estudos anteriormente vistos, a proposta de eventos estruturada pelo grupo, não utilizou fontes externas para a geração do tema mas, apenas opiniões dos integrantes da própria empresa – Circunscrito Eventos Ltda. Quando realizamos reuniões para discutir idéias, a primeira que surgiu, ficou como proposta para o evento: “CAIPISAMBA”, que foi considerado apenas o brainstorming e o network.